Rechnungswesen

Rechnungen werden im Programm ausschließlich bei den Kunden im HausManager hinterlegt. Das kommt aus der Programm- bzw. Entwicklungshistorie. Im Kundenstamm finden Sie pro Kunde eine Liste aller Rechnungen unter der Karteikarte „Rechnungen“. Das ist sehr hilfreich bei einem Kundenkontakt, da Sie sofort einsehen können, ob alle Rechnungen bezahlt wurden, sofern die Rechnungen über den Haus- und SeminarManager ausgebucht werden.

Anlage von Leistungen

Leistungen, die Sie ihren Kunden in Rechnung stellen möchten, müssen zunächst im Leistungsstamm angelegt werden. Dieser wird über „Rechnungswesen“ > „Leistungsstamm“ geöffnet.

Bitte lesen Sie die die Anleitung „Einrichtung Leistungsstamm“, in der erläutert wird, wie Sie Ihre Preisstruktur im HausManager abbilden können.

Grundeinstellungen

Rechnungsvorgaben

Unter „Einstellungen“ > „Rechnungswesen“ können die Vorgaben hinterlegt werden. Unter „Rechnungsvorgaben“ wird z. B. eingestellt, wie die Rechnungsnummer gebildet wird.

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Bitte passen Sie die Rechnungsvorgaben zunächst für die Vorgabe „Standard“ an. Die anderen Rechnungsvorgaben werden in der Grundkonfiguration nicht genutzt und bei Bedarf im Rahmen einer Schulung eingerichtet.

• Stellen Sie unter „Rechnungsdatum“ ein, welches Datum beim Verbuchen einer Rechnung als Rechnungsdatum gesetzt werden soll.
• Über den Haken „Nettorechnung“ lassen sich im Haus- und SeminarManager auch Nettorechnungen generieren. Der Rechnungsbetrag wird bei dieser Einstellung netto ausgewiesen, die Mwst. separat.
• Die Rechnungsnummernformel kann individuell angepasst werden. Es gibt zunächst drei Standardeinstellungen, die zum Teil die Jahreszahl enthalten. Bei Jahreswechsel wird die laufende Nummer weder auf 1 zurückgesetzt. Beispiel: 2017001, 2017002, 2017003, …, 2017785, 2018001, 2018002, …
• Die Länge der laufenden Nummer gibt an, wie viele voranstehende Nullen die Laufende Nummer haben soll. Beispiel: Länge Lfd.Nr.: 3 -> 2017001
• Unter „Rabatt“, „Skonto“ und „Fälligkeit“ werden die entsprechenden Vorgaben für die Rechnungen hinterlegt.
• Die Einstellungen „Mahngebühr“ beziehen sich auf die Erstellung von Mahnungen über die Maske „Rechnungswesen“ > „Offene Rechnungen“. Es muss eingestellt werden, auf welche Leistung/welches Konto eine Mahngebühr gebucht wird (anzulegen im Leistungsstamm), sowie die Höhe der Mahngebühr selbst.

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Es können eigene Rechnungsnummernkreise definiert werden, die auch Buchstaben oder Zeichen enthalten. Dadurch sind bei Bedarf auch interne Rechnungsnummern oder Nummern für bestimmte Bereiche wie z.B. das Kassenmodul möglich. Diese können in den Auswertungen getrennt betrachtet werden. Die Anlage neuer Formeln ist über den Schalter „Formeln Rechnr.“ möglich und wird i. d. R. im Rahmen einer Schulung vorgenommen.

Hinterlegung von Anzahlungs- und Stornofristen

Öffnen Sie unter „Einstellungen“ > „Rechnungswesen“ die „Abrechnungsarten“. Solange noch keine weitere Einrichtung erfolgt ist, existiert dort lediglich die Abrechnungsart „leere Abrechnung“, welche als Vorgabe für alle Rechnungen genutzt wird.

Dort werden die Frist und die Höhe einer Anzahlung bzw. Stornogebühr hinterlegt. Diese Werte sind lediglich Vorgabewerte und können pro Belegung/Seminar/Teilnehmer überschrieben werden.

Tragen Sie unter „Tage“ den Zeitpunkt der Fälligkeit ein. Die Fälligkeit bezieht sich immer auf ein Datum VOR Belegungsbeginn. Beispiel: Ist eine Anzahlung bspw. 31 Tage vor Belegungsbeginn fällig, so tragen Sie bitte eine „31“ ein. Wenn ein Betrag erst nach dem Beginn fällig wird (bspw. die Gebühr), so tragen Sie einen negativen Zahlenwert ein (Gebühr „-14“ für eine Fälligkeit der Gebühr 14 Tage nach Belegungsbeginn).

Weiterhin können bis zu drei verschiedene Stornofristen im Programm hinterlegt werden. Wenn Sie eine Belegung stornieren, wird anhand des Datums ermittelt, welche der drei Stornofristen zutrifft und welcher Betrag folglich als Stornogebühr abgerechnet werden muss.

Den Betrag selbst können Sie unter „Betrag“ hinterlegen, wenn es sich um einen fixen Betrag handelt. Andernfalls kann ein prozentualer Anteil in Spalte „Prozent“ hinterlegt werden. Wenn der Betrag prozentual ermittelt werden soll, muss die Leistungsliste einer Belegung zum Zeitpunkt der Stornierung/Fälligkeit der Anzahlung gefüllt sein. Der HausManager ermittelt dann die Höhe des Betrags anhand der Leistungsliste.

Im unteren Bereich wird weiterhin eingestellt, welche Leistung für eine Gebühr/Stornogebühr auf der Rechnung erscheinen soll. Diese Leistung muss zunächst im Leistungsstamm angelegt werden. Soll der Betrag gerundet werden, so können Sie dies ebenfalls einstellen.

Rechnungslayout

Weitere Einstellungen sind unter „Einstellungen“ > „Grundlagen“ > „Programmeinstellungen“ möglich. Im dortigen Menü kann z. B. eingestellt werden, ob der Briefkopf gedruckt werden soll oder nicht, wenn Sie eigenes Briefpapier nutzen.

Alternativ kann über den DokumentenManager eine Word-Vorlage hinterlegt und die Rechnung als Serienbrief erstellt werden.

Abrechnung einer Belegung

Die Leistungsliste einer Belegung

Öffnen Sie eine Belegung. Klicken Sie auf die Karteikarte „Rechnungen“ und stellen Sie die gewünschte Preisliste und die Abrechnungsart ein. Gibt es bereits eine Anzahlung oder die Forderung einer Anzahlung, dann klicken Sie unten rechts auf „Finanzen“. Hier kann ein Betrag oder ein prozentualer Satz definiert werden, der als Anzahlung verlangt wird (lesen Sie dazu den Abschnitt „Arbeiten mit Anzahlungen“).

Wechseln Sie nun auf die Karteikarte „Leistungsliste“ innerhalb der Belegung. Hier können nun alle Rechnungspositionen eingegeben werden, die in der Folge abgerechnet werden sollen. Die Leistungsliste kann bereits gefüllt werden, wenn der Aufenthalt nur angefragt wird. Sie kann auch zur Angebotserstellung genutzt werden.

Wählen Sie zuerst eine Leistung in der ersten Spalte aus. Der Preis und die Mwst. sollte daraufhin automatisch erscheinen. Haben Sie für eine Leistung verschiedene Preise hinterlegt, so können Sie Diese in der zweiten Spalte „Preiskategorie“ abrufen. Geben Sie daraufhin die Anzahl ein. Verfahren Sie auf diese Weise für alle Leistungen, die abgerechnet werden müssen.

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Die untere, grüne Zeile, dient lediglich der Eingabe einer neuen Leistung. Sie wird auf der Rechnung/dem Angebot später nicht angezeigt und muss daher auch nicht gelöscht werden (dies ist nicht möglich).

Wechseln Sie wieder auf den Karteireiter „Rechnungen“, sobald alle Leistungen eingegeben wurden. Klicken Sie nun auf den mittleren Schalter unten rechts. Der Schalter heißt „Rechnung anhand der Leistungsliste erstellen“. Folglich bildet die eingegebene Leistungsliste die Grundlage für eine neue Rechnung.

In dem Kasten „Vorhandene Rechnungen“ erscheint nun ein neuer Eintrag. Auf dem Karteireiter „Leistungsliste“ wurden außerdem alle Leistungen als abgerechnet markiert. Das ist daran zu erkennen, dass der Haken „Abg.“ zu Beginn jeder Zeile gesetzt ist.

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Alle Leistungen, die mit dem Haken „Abg.“ markiert wurden, werden bei der Erstellung einer Rechnung nicht berücksichtigt. So kann eine weitere Rechnung geschrieben werden, ohne dass die bestehenden Leistungen aus der Leistungsliste gelöscht werden müssen. Soll eine Rechnung noch einmal erstellt werden, so müssen einfach die gesetzten Haken entfernt werden.

Die Maske „Rechnung“

Die Rechnung bzw. der Vorabdruck kann nun durch Doppelklick geöffnet werden. Eine neu geschriebene Rechnung hat zunächst den Status „Bearbeitung“, im Feld „Rechnungsnummer“ steht lediglich „Vorabdruck …“.

Eine Rechnung wird in der Folge den Status „Gedruckt“, „Bezahlt“ oder „Storniert“ haben können.

Der Status der Rechnung ändert sich, sobald Sie das Rechnungsdokument öffnen. Dies geschieht entweder über die Box „Berichte“ unten links, den DokumentenManager, oder einfach mit einem Klick auf den Schalter mit dem roten Druckersymbol. Wenn die folgende Frage „Soll die Rechnung verbucht werden?“ bejaht wird, wird eine Rechnungsnummer vergeben und die Rechnung erhält einen Schreibschutz.

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Eine in Umlauf gebrachte Rechnung darf rechtlich nicht mehr bearbeitet/geändert werden. Der HausManager geht beim Verbuchen einer Rechnung davon aus, dass alle Eingaben korrekt sind und die Rechnung so an den Kunden übergeben wird. Daher kann eine Rechnung mit dem Status „Gedruckt“ nicht mehr bearbeitet werden.

Über den Schalter mit dem weißen Druckersymbol kann eine Musterrechnung ausgedruckt werden, ohne dass die Rechnung verbucht wird.

Stornieren/Zurücksetzen einer Rechnung

Soll eine Rechnung storniert werden, so kann das über den Schalter dem roten X getan werden. Es wird dann einfach eine weitere Rechnung, eine Stornorechnung erstellt. Diese Rechnung befindet sich zunächst im Status „Bearbeitung“ und weist den gleichen, aber negativen Betrag aus. Verbuchen Sie diese Rechnung und erstellen Sie danach eine neue, korrekte Rechnung. Soll dies wieder über die Leistungsliste der Belegung geschehen, dann müssen bei den Leistungen auf der Leistungsliste die Häkchen links vor den Leistungen entfernt werden (Abgerechnet-Häkchen).

In der Belegung haben Sie unter dem Reiter „Rechnungen“ einen Überblick über alle geschriebenen Rechnungen. Dort erscheinen auch die Rechnungen, die storniert wurden, sowie die zugehörigen Stornorechnungen. Auf der Maske „Rechnung“ selbst können Sie unter dem Karteireiter „Details“ einsehen, welche Stornorechnung zu einer Rechnung existiert. Dass eine Rechnung storniert wurde, erscheint am oberen Bildschirmrand in Rot (neben dem Status).

Beachten Sie, dass Zahlungseingänge, die auf eine stornierte Rechnung getätigt wurden, auf die aktuelle Rechnung umgebucht (oder gelöscht und neu eingegeben) werden müssen.

Löschen einer Rechnung

Über die Papierkorb-Schaltfläche haben Sie die Möglichkeit, bereits verbuchte Rechnungen, die älter als 10 Jahre sind, zu löschen. Bei sämtlichen Rechnungen, die diese Frist noch nicht erreicht haben, ist dieser Schalter ausgegraut. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier in der Online Hilfe unter dem Punkt „Datenschutz und DSGVO“.

Verwaltung von Zahlungseingängen

Sie haben im Programm unter „Rechnungswesen“ > „Zahlungseingänge“ eine Übersicht aller Zahlungseingänge. Nach dem Öffnen der Maske werden zunächst nur alle „heute“ eingegebenen Zahlungseingänge angezeigt. Entfernen Sie das Datum unten links, um eine Liste aller Zahlungseingänge zu erhalten. Es kann weiterhin nach den verschiedenen Kriterien (je Spalte) gesucht werden. Geben Sie bspw. eine Rechnungsnummer in der entsprechenden Spalte ein, um die Zahlungseingänge zu der Rechnung zu erhalten.

Unter der Liste der Zahlungseingänge stehen Ihnen verschiedene Schalter zum Bearbeiten zur Verfügung.

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Der Begriff „Finanzen“, der in Zusammenhang mit Zahlungseingängen auftaucht, bezieht sich auf die Finanzen einer Belegung, eines Seminars oder eines Teilnehmers.

Über den ersten Schalter kann ein neuer Zahlungseingang eingegeben werden. Suchen Sie zunächst den Vorgang, auf den der Eingang gebucht werden soll. Dies kann ein Kunde, eine Rechnung oder eine Belegung/ein Seminar/ein Teilnehmer sein. Der Begriff „Finanzen“ steht für letzteres. Geben Sie unterhalb der Trennlinie das Datum, den Betrag und die Zahlungsart ein und bestätigen Sie das Verbuchen mit dem grünen Haken.

Der zweite Schalter bucht einen Zahlungseingang von einem Vorgang auf einen anderen um. Auch hier steht Ihnen wieder die Auswahl „Finanzen“, „Rechnung“ und „Kunde“ zur Verfügung. Wenn ein Betrag bspw. von einer Rechnung auf eine andere gebucht werden soll, so suchen Sie beide Rechnungen unter „Von“ und „Nach“ in der Zeile „Rechnung“ heraus. Geben Sie danach die Höhe der Umbuchung ein.

Der Betrag wird nach Bestätigung mit dem grünen Haken bei der Rechnung unter „Von“ abgezogen und auf die Zielrechnung gebucht. Dazu werden zwei neue Zahlungseingänge mit dem Vermerk „Umbuchung“ angelegt, sodass der Vorgang nachvollziehbar bleibt.

Der Schalter mit dem Papierkorb löscht einen Zahlungseingang aus dem System. Dieser Schalter ist standardmäßig nur als „sv“ nutzbar.

Den Schalter zum Hinterlegen eines neuen Zahlungseingangs (Münzen mit grünen Plus) finden Sie an unterschiedlichen Stellen im Programm. So können Zahlungseingänge auch in der Liste der offenen Posten oder auch direkt bei der Rechnung hinterlegt werden.

Abrechnungsarten

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Die Anlage von Abrechnungsarten wird im Bereich „Einrichtung der Stammdaten“ in der Online-Hilfe erklärt.

Um die Leistungslisten automatisch füllen zu lassen, muss zuerst auf dem Karteireiter „Rechnungen“ der Belegung eine Abrechnungsart gewählt werden. Da jedes Haus seine eigenen Abrechnungsarten selbst definieren kann, müssen Sie hier die korrekte Abrechnungsart für die Gruppe auswählen, die abgerechnet werden soll.

Sie können nun die Leistungsliste automatisch anhand der Abrechnungsart füllen lassen. Wechseln Sie zurück auf den Karteireiter „Leistungsliste“ und wählen Sie den mittleren Schalter unter der Leistungsliste.

Nun sollten die Leistungen, die Sie in den Abrechnungsarten definiert haben, automatisch in der Leistungsliste erscheinen. Auch die Anzahl sollte sich automatisch berechnen.

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Diese Funktion ist als Unterstützung zum Füllen der Liste zu verstehen, die das manuelle Füllen erleichtert. Zusätzlich können Sie aber auch Leistungen über eine Auswahlliste links in der grünen Zeile anfügen. Geben Sie noch die Anzahl und ggf. einen abweichenden Preis an.

Rechnungsübersichten

Auswertungen

Eine ausführliche Beschreibung der Auswertungen im Rechnungswesen finden Sie in der Anleitung „Auswertungen“ unter „Der HausManager“

Offene Rechnungen

Sind die Rechnung noch nicht bezahlt, dann können diese über das Menü über „Rechnungswesen“ > „Offene Rechnungen“ nachgeschaut werden. Hierüber lassen sich die Rechnungen auch bezahlen, d. h. Sie können einen Zahlungseingang auf die entsprechende Rechnung verbuchen. Dadurch verschwinden die offenen Rechnungen.

Arbeiten mit Anzahlungen

Der Haus- und SeminarManager bietet Ihnen die Möglichkeit, die Forderung einer Anzahlung für eine Belegung einzugeben. Wenn die Anzahlung erfolgt ist, kann sie direkt auf die Belegung gebucht werden, ohne dass bereits eine Rechnung existiert. Wird dann im weiteren Verlauf die Rechnung für die Belegung geschrieben, wird die Anzahlung automatisch auf die Rechnung übernommen und vom Rechnungsbetrag abgezogen.

Nach dem gleichen Prinzip können Forderungen und Anzahlungen auch für Seminarteilnehmer eingegeben werden.

Das Anzahlungssystem wird in den Programmeinstellungen aktiviert bzw. deaktiviert. Sie finden die Einstellung „Erstellung eines OP für Anzahlung bei Buchung“ unter „HausManager“ > „Belegungswesen“ > „Verhalten“

Der HausManager würde nun einen offenen Posten anlegen, wenn Sie eine Belegung auf den Status „Buchung“ stellen. Mittels der Einstellung „Frage, ob dies gemacht werden soll“ würde in der Belegung eine entsprechende Meldung erscheinen.

Vorher muss die Höhe des offenen Postens hinterlegt werden. Dieser kann fest oder prozentual eingegeben werden. Soll der Kunde immer den gleichen Betrag anzahlen? Oder richtet sich die Höhe der Anzahlung nach den Leistungen, die er in Anspruch nehmen wird (z.B. 10 % der Leistungssumme)?

Sie können die Höhe des offenen Postens in der Belegung unter Karteireiter „Rechnungen“ > „Finanzen“ eingeben. Dort finden Sie das Feld „Anzahlung“ (siehe unten).

Wenn nun die Belegung auf „Buchung“ gestellt und der offene Posten angelegt wird, erscheint der offene Posten in der Maske „Finanzen“ unter „Verlangt“.

Alternativ kann anstatt des Feldes „Betrag“ auch das Feld „Prozent“ genutzt werden:

Geben Sie für eine Belegung die voraussichtlichen Leistungen ein (in der Belegung unter Karteireiter „Leistungsliste“). Das ist sinnvoll, wenn im Vorhinein ein Angebot in MS Word erstellt oder die Leistungen in den Belegungsvertrag übernommen werden sollen.

Für den offenen Posten kann unter „Finanzen“ nun eingestellt werden, dass z. B. 10 % des Gesamtbetrags aus der Leistungsliste verlangt werden. Geben Sie dafür unter „Betrag“ 0,00 € ein und unter „Prozent“ den entsprechenden prozentualen Anteil. Sie erhalten im Menü über „Rechnungswesen“ > „Offene Anzahlungen“ eine Liste über alle verlangten Anzahlungen bzw. offene Posten.

Wenn die Anzahlung vonseiten des Kunden eingeht, können Sie die Anzahlung über einen Zahlungseingang ausgleichen. Der Zahlungseingang wird in der Belegung ebenfalls unter „Finanzen“ eingegeben und danach auch angezeigt. Sie können die Zahlungseingänge auch über die Maske „Offene Anzahlungen“ eingeben. Klicken Sie dazu einfach einen offenen Posten an, um die Maske „Zahlungseingang verbuchen“ zu öffnen.

Wenn in einer Belegung nun eine Rechnung geschrieben wird, werden alle Zahlungseingänge, die bei der Belegung hinterlegt sind, auf diese Rechnung übernommen.

Über die Abrechnungsarten kann eine Vorgabe für die offenen Posten definiert werden. So muss man nicht für jede Belegung aufs Neue eingeben, wie hoch die verlangte Anzahlung sein soll. Die Einstellung finden Sie unter „Rechnungswesen“ > „Abrechnungsarten“. Je Abrechnungsart kann der Betrag unter dem Karteireiter „Übersicht“ hinterlegt werden.

Schreiben von Rechnungen über stornierte Belegungen

Ähnlich wie die Anzahlungsfunktion arbeitet auch das Storno-System im Haus- und SeminarManager. Wenn bei Stornierung einer Belegung automatisch Stornogebühren angelegt und abgerechnet werden sollen, so kann dieser Automatismus über die Programmeinstellungen aktiviert werden. Sie finden die Einstellung „Erstellung eines OP für Stornogebühr bei Stornierung“ unter „HausManager“ > „Belegungswesen“ > „Verhalten“.

Nun kann die Höhe der Stornogebühren in der Belegung unter „Finanzen“ hinterlegt werden. Alternativ kann man für eine globale Hinterlegung auch die Abrechnungsarten nutzen. Dieses Vorgehen wird unter dem Punkt „Arbeiten mit Anzahlungen“ beschrieben. Ein wesentlicher Unterschied zum Anzahlungssystem besteht darin, dass drei verschiedene Stornogebühren hinterlegt werden können, die dann in Abhängigkeit vom Zeitpunkt der Absage in Rechnung gestellt werden. Sagt der Kunde zu kurzfristig ab, kann also automatisch ein höherer Betrag in Rechnung gestellt werden.

Wenn diese Einstellungen korrekt sind, fragt Sie der HausManager, wenn Sie den Status einer Belegung auf „storniert“ setzen, ob eine Stornorechnung erstellt werden soll.

Mahnwesen

Erstellen von Mahntexten

Im HausManager haben Sie die Möglichkeit, drei verschiedene Mahntexte (1. Mahnung, 2. Mahnung und 3. Mahnung) mit zugehöriger Fußzeile zu erstellen, die Sie automatisch auf der zu erstellenden Mahnung anzeigen lassen können.

Die Einstellung hierzu finden Sie unter „Einstellungen“ > „Rechnungswesen“ > „Mahntexte“.

Nachdem Sie die Mahntexte wie gewünscht angepasst haben, klicken Sie auf die Bestätigen-Schaltfläche (grüner Haken).

Mahnen einer Rechnung

Um eine Rechnung zu mahnen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie im Karteireiter „Rechnungswesen“ auf „Offene Rechnungen“. Es werden Ihnen nun alle Rechnungen angezeigt, die noch nicht beglichen wurden. Um die Mahnstufe einer Rechnung zu erhöhen, wenn bspw. das Fälligkeitsdatum überschritten wurde, selektieren Sie die entsprechende Rechnung per Klick und wählen als Nächstes die Option „Mahnstufe erhöhen“ aus (siehe Bild > roter Kasten).

Sie werden nun gefragt, ob Sie die ausgewählte Rechnung mahnen möchten. Nachdem Sie den Dialog mit „Ja“ bestätigen, wird die Mahnstufe der selektierten Rechnung um eine Stufe erhöht.

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Sie können jederzeit die Mahnstufe einer Rechnung zurücksetzen bzw. anpassen, indem Sie direkt in die Spalte „Mahnstufe“ der entsprechenden Rechnung klicken und dort die gewünschte Mahnstufe (0-3) eingeben.

Eine Mahnung schreiben

Mahnungen schreiben können Sie ebenfalls in der Maske „Offene Rechnungen“. Da es sich im Folgenden um Systemberichte handelt, klicken Sie zunächst auf „Berichte“ (siehe Bild).

Sollten Sie diese beiden Berichte nicht sehen können, klicken Sie zunächst auf „Favoriten“ (Stern-Symbol) und fügen diese im folgenden Fenster per Doppelklick Ihrer Favoriten-Liste hinzu. Sie haben nun die Möglichkeit, entweder einzelne Rechnungen oder einen Kunden zu mahnen.

Möchten Sie eine einzelne Rechnung mahnen, selektieren Sie diese und klicken anschließend den Bericht „Mahnung dieser Rechnung“. Es öffnet sich nun die zugehörige Mahnung mit dem von Ihnen definierten Mahnungstext.

Um einen zu einer Rechnung gehörigen Kunden zu mahnen, öffnen Sie den Bericht „Mahnung dieses Kunden“. Auf dem sich öffnenden Dokument werden nun alle offenen Rechnungen aufgeführt, die dem Kunden zugeordnet sind und mindestens mit der Mahnstufe „1“ gekennzeichnet sind.

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Wenn Sie eine Rechnung zum erstem Mal mahnen (Mahnstufe 0), wird automatisch in den Mahnungsberichten der für Mahnstufe 1 hinterlegte Text ausgegeben. Bei der darauffolgenden Mahnstufe 1 wird der vordefinierte Text für Mahnstufe 2 in den Berichten hinterlegt. Für Mahnstufe 2 und 3 wird analog Mahnstufentext 3 angezeigt. Dies hat den Hintergrund, dass auf diese Weise ersichtlich ist, dass für eine Rechnung, die mit Mahnstufe 0 gemahnt und auf Stufe 1 gestellt wurde, bereits die erste Mahnung verschickt wurde.

XRechnungen im Haus- und SeminarManager erstellen

Seit dem 27.11.2020 dürfen Behörden, laut unseren Informationen, Rechnungen ab 1.000 € nur noch im Format XRechnung oder ZUGFeRD2 annehmen.

Der Haus- und SeminarManager unterstützt den Export von XRechnungen.

Voraussetzungen für den Export von XRechnungen:

• Die Bankverbindungsdaten sowie Anschrift des eigenen Hauses müssen komplett gepflegt sein. Diese finden Sie unter „Einstellungen“ -> „Grundlagen“ -> „Hausadresse“.
• Beim Rechnungsempfänger muss die Leitweg ID gepflegt sein. Diese finden Sie in der Kundenmaske unter „Finanz“.
• Der Haken bei „Nettorechnung“ auf der Rechnungsmaske muss gesetzt sein.
• Unter „Einstellungen“ -> „Grundlagen“ -> „Programmeinstellungen“ -> „Rechnungswesen“ -> „Rechnungsdruck“ -> „XRechnung-Exportpfad“ muss ein Dateipfad eingetragen sein.

Bei Erfüllung der Voraussetzungen wird bei jedem Rechnungsdruck (auch beim Stapeldruck) eine XRechnung im XML-Format in das angegebene Verzeichnis abgelegt.