Anlage von Abrechungsarten

Eine Abrechnungsart ermöglicht es Ihnen, eine Vielzahl von Leistungen in Pakete zusammenzufassen und automatisiert in die Leistungsliste zu übernehmen. So können Sie einen Großteil der Zeit für die Abrechnung Ihrer Belegungen und Seminare sparen. So müssen einzelne Leistungen nicht mehr manuell in der Leistungsliste ausgewählt werden, auch die Formel für die Berechnung der Anzahl der Leistungen ist von Ihnen einstellbar.

Um eine neue Abrechnungsart anzulegen, klicken Sie auf den Karteireiter „Rechnungswesen“ und dann auf „Abrechnungsarten“.

Dadurch öffnet sich die Maske zur Verwaltung der Abrechnungsarten.

Auf der linken Seite der Maske werden die bereits angelegten Abrechnungsarten aufgezählt. Wenn Sie bisher noch keine Abrechnungsarten angelegt haben, finden Sie hier nur die Anrechnungsart „leere Abrechnung“. Auf der rechten Seite der Maske finden Sie die Detailinformationen zu der ausgewählten Abrechnungsart.

Erstellen einer neuen Abrechnungsart

Zur Neuanlage einer neuen Abrechnungsart wählen Sie unten den Schalter mit dem grünen Plus.

info

Möchten Sie eine bestehende Abrechnungsart duplizieren, um diese zu bearbeiten, wählen Sie anstelle des Schalters mit dem grünen Plus, den Schalter mit dem weißen und blauen Papier.

Nach der Neuanlage einer Abrechnungsart oder nach dem Duplizieren erscheint im linken Bereich eine neue Abrechnungsart mit dem Namen <neu> XXX wobei die XXX eine beliebige Zahl darstellen.

Im nächsten Schritt können Sie nun die Abrechnungsart an Ihre Anforderungen anpassen. Im oberen rechten Teil der Maske werden die Bezeichnung und Bemerkung eingetragen, sowie definiert für welchen Bereich diese Abrechnungsart gelten soll (Belegung, Seminar, Seminarteilnehmer etc.).

warnung

Bitte beachten Sie, dass die Auswahl im Feld „Für:“ nachträglich nicht mehr geändert werden kann.

Positionen der Abrechnungsart hinzufügen

Nachdem Sie nun eine neue Abrechnungsart angelegt haben und die ersten Eingaben getätigt haben, können nun die einzelnen Leistungen ausgewählt werden, die zukünftig über die Abrechnungsart abgerechnet werden sollen.

Dazu befindet sich auf der rechten Seite, auf dem Reiter „Positionen“, eine Liste, aus der Sie Ihre Leistungen auswählen können. Für Belegungen könnte man nun beispielsweise mit den Zimmern für eine Übernachtung oder den Mahlzeiten für die Belegung beginnen. In Seminarteilnehmern könnte hier beispielsweise die Seminargebühr als Leistung gewählt werden.

Wenn Sie die Leistung ausgewählt haben, muss der Abrechnungsart noch mitgeteilt werden, wie die Anzahl der Leistung berechnet werden soll. Dazu finden Sie in der Liste die Spalte „Anzahl-Formel“. Hier können Sie aus einer Vielzahl von Formeln wählen. Neben dem Namen der Formel finden Sie auch immer eine kurze Beschreibung der Formel.

Für eine genauere Beschreibung können Sie die Formel auswählen und finden dann unter der Liste eine längere Beschreibung der Formel.

Eine beispielhafte Abrechnungsart für eine Belegung könnte beispielweise wie folgt aussehen:

Hier werden die Mahlzeit Frühstück, Mittagessen und Abendessen mit den Formeln Sum(MZX) berechnet. Weiterhin werden die Übernachtungen auf Einzel- und Doppelzimmern gezählt.

Die gefüllte Leistungsliste der Belegung würde in diesem Beispiel dann wie folgt aussehen:

Sollten Sie mit Preiskategorien arbeiten, müssen Sie diese in der Spalte „Preiskategorie“ ebenfalls angeben. So können Sie sich beispielsweise für verschiedene Altersstufen (Kinder, Erwachsene) oder Zugehörigkeiten (Mitglied, Nicht-Mitglied, Kirche, …) eigene Abrechnungsarten anlegen.

Manche Formeln benötigen zusätzlich einen Parameter von Ihnen um korrekt zu arbeiten. Dies ist beispielsweise bei Formeln der Fall, die sich auf gewisse Ressourcenkategorien beziehen. Da jedes Haus eigene Ressourcenkategorien hat, muss hier ein Parameter angegeben werden. Diese Formeln erkennen Sie nach Auswahl über ein „P“ welches in der Spalte „Para.“ angezeigt wird.

In diesem Fall müssen Sie für die Leistung unter dem Karteireiter „Positionsdetails“ die Paramater hinterlegen.

Informationen über das Arbeiten mit den Abrechnungsarten finden Sie in den Artikeln „Rechnungswesen“ in den Bereichen „Der HausManager“ und „Der SeminarManager“ .

achtung

Da das Thema der Abrechnungsarten sehr umfangreich ist und die Arbeitsweise in den Häusern unserer Kunden sehr unterschiedlich, kann diese Hilfe nicht auf einzelne Konstellationen von Abrechnungsarten eingehen. Sollten Sie nähere Informationen zur Einrichtung oder Nutzung von Abrechnungsarten wünschen, empfehlen wir Ihnen, im Rahmen einer Schulung Ihre individuellen Anforderungen zu besprechen.