Das Belegungsteilnehmer-Modul
Das Belegungsteilnehmer-Modul (BTM) ist ein Modul zur Verwaltung von Einzelteilnehmern einer Belegung im HausManager. Für jeden Einzelgast können dabei gesonderte (auch mehrfache) An- und Abreisezeiten, Mahlzeiten, Kontingent- und Zimmerzuteilungen innerhalb einer Belegung vereinbart werden.
Das Belegungsteilnehmer-Modul gliedert sich drei Bereiche, die im Folgenden näher beschrieben werden:
- Die Einzelgast-Liste
- Daten eines Einzelgasts
- Besonderheiten bei Einzelgastbelegungen
Die Einzelgast-Liste#
Daten in der Einzelgast-Liste#
In der Einzelgast-Liste, welche sich auf der Maske „Belegung“ befindet, sehen Sie auf einen Blick die wichtigsten Daten aller Einzelgäste einer Belegung. Sollte diese Belegung mit einem Seminar verbunden sein, sehen Sie an dieser Stelle die Daten der einzelnen Seminarteilnehmer, jedoch ist die Bearbeitung dieser Daten dann nur im SeminarManager möglich. Name, Vorname, An- und Abreise sowie das Geschlecht jedes Einzelgastes können Sie hier sofort einsehen. Bei Bedarf kann innerhalb dieser Liste ein Kontingent zugeteilt werden, in dem es einfach aus einer Liste angewählt wird.
Auf ähnliche Weise vereinfacht wurde die Zuteilung von Betten bzw. Zimmern für eine Person – wählen Sie einfach aus der Liste aller freien bzw. geblockten Betten eines aus, welches sofort unkompliziert gebucht wird. In der Liste stehen zunächst nur die Betten zur Verfügung, die laut dem Ressourcenplan noch frei sind. Die Anzeige von Betten in dieser Liste ist abhängig von der Einstellung „Bettenanzeige“ links unten. Hier können Sie zwischen den Einstellungen „freie Betten“, „geblockte Betten“ und „freie Zimmer“ wählen – „freie Zimmer“ bedeutet, dass immer nur das erste Bett eines Zimmers belegt wird und danach das Zimmer aus der Liste verschwindet. Falls einem Zimmer schon eine Person zugeteilt wurde, welche ein anderes Geschlecht hat, erscheint eine entsprechende Hinweismeldung.
Sie sehen in der Einzelgastliste auch unmittelbar, welche Gäste bereits abgerechnet (Ag), eingecheckt (In) bzw. ausgecheckt (Out) sind. Sollte ein oder mehrere Teilnehmer der Belegung nicht bei Ihnen übernachten wollen, ist dies auch kein Problem: Entfernen Sie einfach das Häkchen in der Spalte Ü(bernachtungsgast); evtl. bestehende Zimmer- und Kontingentzuteilungen werden dadurch auch wieder freigegeben. Um noch mehr Details zu einem Einzelgast einzusehen, klicken Sie doppelt auf die entsprechende Person; dadurch öffnet sich die Seite „Daten eines Einzelgastes“ bzw. „Daten eines Seminarteilnehmers“. Mit dem Schalter „+“ kann man mit einem Klick einen weiteren Anwesenheits-Zeitraum einer Person erzeugen.
Am Anfang jeder Zeile finden Sie einen Datensatzmarkierer, mit dem Sie mehrere Einzelgäste für eine Stapelbearbeitung markieren können. Beim Markieren einer Person werden automatisch alle Anwesenheits-Datensätze dieser Person markiert; wenn Sie dies nicht wünschen, verwenden Sie zur Markierung die rechte Maustaste. Zum gleichzeitigen Markieren mehrerer Personen müssen Sie während des Klickens die Strg-Taste auf der Tastatur festhalten.
Erfassung von Einzelgästen#
Um einen zusätzlichen Einzelgast zu einer Belegung zu erfassen, gibt es folgende drei Möglichkeiten: Entweder gehen Sie einfach mit der Bildlaufleiste an das Ende der Liste und geben dort die Daten der neuen Person ein, Sie verwenden den Schalter mit dem Plussymbol zur Neuanlage und geben die Daten ein oder Sie verwenden den Schalter mit der Lupe zur Neuanlage.
Dort haben Sie gleich die Möglichkeit, bereits bekannte Einzelgäste des Belegungsteilnehmer-Moduls, des HausManagers und ggf. auch des SeminarManagers aus einer Liste auszuwählen. Diese Auswahl steht Ihnen übrigens auch zur Verfügung, wenn Sie einen bereits erfassten Einzelgast durch einen anderen ersetzen möchten – klicken Sie dazu einfach die betreffende Person an und drücken Sie im Feld „Name“ oder „Vorname“ die Taste F3.
Sonstige Funktionen in der Einzelgast-Liste#
Im Bereich der Einzelgast-Liste befindet sich außerdem der DokumentenManager zum Exportieren von Daten aus dem HausManager an Word oder Excel. Die Word-Schnittstelle in der Einzelgast-Liste beinhaltet die Daten aller Einzelgäste der aktuellen Belegung sowie alle Daten der Belegung selbst.
Beim Löschen von Einzelgästen ist zu beachten, dass dieser Schalter alle markierten Einzelgäste aus dieser Belegung entfernt. Die Personen werden nicht gelöscht, sondern nur aus der Belegung entfernt.
Auf der Maske befinden sich außerdem die drei Schalter zum Schreiben einer Rechnung an die Einzelgäste. Ähnlich wie in der Belegung kann für jeden Einzelgast eine eigene Leistungsliste erstellt werden. Anhand dieser Leistungsliste lässt sich danach eine Rechnung erstellen. Um die Rechnungen der Einzelteilnehmer schnell drucken zu können, gibt es den Schalter „Rechnungen drucken“, welcher einen Stapeldruck aller Einzelrechnungen der Belegung auslöst.
Mit dem Schalter „Adresse“ können Sie die Adressdaten des aktuell markierten Einzelgastes in den Adress-Stamm des Haus- bzw. SeminarManagers übertragen.
Daten einer/s BelegungsteilnehmerIn#
Allgemeines#
Auf dieser Seite finden Sie alle Details der Teilnahme einer Einzelperson an einer Belegung. Dies umfasst sowohl die Anschrift und Erreichbarkeit der Person als auch Übernachtungsangaben, gebuchte Mahlzeiten, Leistungen und geschriebene Rechnungen. Mit dem Schalter „zur Adresse“ gelangen Sie in den Adress-Stamm; vorher wird ggf. die Einzelgastadresse in den Stamm kopiert. Sollten Sie den SeminarManager lizenziert haben, betrifft dies den Adress-Stamm des SeminarManagers, ansonsten den Kundenstamm des HausManagers. Auch auf dieser Seite können Sie mit dem Schalter die Schnittstelle zu Word verwenden – von hier aus werden jedoch lediglich die Daten des angezeigten Einzelgastes an die Textverarbeitung weitergeleitet. Mit dem Löschen-Schalter am unteren Fensterrand kann die Teilnahme der angezeigten Person aus dieser Belegung entfernt werden.
Übernachtungen#
Geben Sie auf der Seite „Übernachtungen“ die An- und Abreisezeiten und Zimmerbelegungszeiten des Gastes an. Die Häkchen „eingecheckt“ und „ausgecheckt“ sind identisch mit den entsprechenden Häkchen in der Einzelgast-Liste, jedoch können Sie hier noch zusätzlich Datum und Uhrzeit des Ein- bzw. Auscheckens festhalten. Die Zeitpunkt-Angaben werden beim Setzen bzw. Löschen des Häkchens zwar automatisch auf den aktuellen Zeitpunkt gesetzt bzw. gelöscht, können aber bei Bedarf manuell korrigiert werden.
Setzen Sie das Häkchen bei „Übernachtungsgast“, wenn die Person in Ihrem Hause übernachten möchte. Kontingente können hier aus einer Liste ausgewählt oder mit dem Löschen-Schalter auch wieder entfernt werden. Standardmäßig wird ein Bett des entsprechenden Kontingents reserviert; es steht Ihnen jedoch frei, auch mehrere Betten eines Kontingents für eine Person zu buchen.
Küche#
Auf dem Reiter „Küche“ werden Ernährungsformen, Verpflegungswünsche und Unverträglichkeiten des Einzelgasts erfasst. Für mehr Informationen zu den Ernährungsformen lesen sie bitte den Artikel Küche und Verpflegung.
Mahlzeiten#
Auf der Seite „Mahlzeiten“ sehen Sie, an welchen Mahlzeiten der Einzelgast teilnimmt. Ändern Sie hier ggf. einzelne Zahlen, um für den aktuellen Einzelgast Korrekturen vorzunehmen. Stapeländerungen für die Mahlzeiten aller Einzelgäste können Sie jedoch von der Belegungsseite aus durchführen.
Leistungen#
Die Bedienung der Leistungsliste von Einzelgästen entspricht der in der Belegung. Das Häkchen „abgerechnet“ wird vom Programm gesetzt, sobald eine Rechnung über die Leistungen des Einzelgastes geschrieben wurde. Wenn die Leistung(en) ein weiteres Mal abgerechnet werden sollen, müssen Sie dieses Häkchen entfernen.
Rechnung#
Über eine Auswahl in der Liste „vorhandene Rechnungen“ können Sie direkt zu einer Rechnung für diesen Einzelgast springen. Sollte der Einzelgast nicht Rechnungsempfänger sein, können Sie mit dem Schalter „Kunde suchen“ einen anderen Rechnungsempfänger aus dem Kundenstamm des HausManagers auswählen. Das Auslösen einer Rechnungsschreibung für den angezeigten Einzelgast ist mit Hilfe des Schalters „Rechnung schreiben“ möglich
Besonderheiten bei Einzelgastbelegungen#
In Einzelgastbelegungen berechnet sich die Anzahl der Personen und die Übernachtungssumme automatisch aus den Daten in der Einzelgast-Liste; die manuelle Änderung dieser Zahlen ist also nicht mehr möglich. Fügen Sie Personen in der Einzelgast-Liste hinzu, entfernen Sie Personen aus dieser Liste oder ändern Sie das Geschlechts-Kennzeichen bereits erfasster Einzelgäste, um die Zahlen zu aktualisieren. Analog gilt dies für die Kennzeichen der Sondermahlzeiten (Vegetarier, Muslime, Allergiker und Diabetiker) – setzen Sie die entsprechenden Häkchen direkt bei den Einzelgästen.
Auf der Belegungsseite werden bei den Mahlzeiten von Einzelgastbelegungen lediglich die Summen aller Einzelteilnehmer zusammengefasst. Wenn Sie eine bestimmte Mahlzeit (z.B. Mittag am dritten Belegungstag) für alle Einzelgäste streichen oder buchen möchten, können Sie diese Stapeländerung durch einfaches Anklicken der entsprechenden Zahl durchführen.
Eine Einzelgastbelegung kann erst dann wieder in eine Gruppenbelegung umgewandelt werden, wenn Sie alle Einzelgäste und deren Daten gelöscht haben.
Ausdrucke des Belegungsteilnehmer-Moduls#
Auf der Seite „Belegung“ gibt es seit der Einführung des Belegungsteilnehmer-Moduls in der Auswahlbox „Berichte“ drei neue Listen für Einzelgäste: „Einzelgastliste (kurz)“, „Rechnungen der Einzelgäste“ und die „Zimmerliste der Einzelgäste“. Klicken Sie hier die gewünschte Liste in der Auswahlbox an, um eine Druckvorschau zu erhalten, die Sie dann an den Drucker senden können.
Datenschutz/DSGVO#
Informationen rund um das Thema Datenschutz/DSGVO, sowie eine Einführung zu den neuen DSGVO-Feldern finden Sie im Bereich „Allgemeines“ im Artikel „Datenschutz und DSGVO“.