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Auswertungen von A (Alter) bis Z (Zimmer)

Im Haus- und SeminarManager können viele Daten eingegeben werden. Natürlich sollen diese Daten dann auch ausgewertet werden. Das Eingabespektrum erstreckt sich von Übernachtungs- und Teilnehmerzahlen bis hin zu Mahlzeiten und Rechnungsdaten. Im Programm ist von Haus aus schon eine ganze Reihe an Berichten hinterlegt, die diese Zahlen aufbereiten und in einer Zusammenfassung als Auswertung anzeigen. Die Zahlen können alternativ auch in ein anderes Programm (z. B. MS Excel) übergeben und dort weiter verarbeitet werden.

Im folgenden Video werden die wesentlichen Auswertungen einmal vorgestellt.

Übernachtungszahlen#

Übernachtungszahlen erlangen Sie über das Menü „HausManager“ > „Auswertungen“. Dort finden Sie die Menüpunkte „Belegungen (allgemein)“ und „Belegungen (konfigurierbar)“. Die Übernachtungsauswertungen im HausManager haben grundsätzlich zwei Datengrundlagen.

Gruppenstärke#

Es wird davon ausgegangen, dass jeder Teilnehmer in einer Belegung über den gesamten Zeitraum der Belegung übernachtet. Sind z. B. 10 Personen vom 01.02.21 bis 03.02.21 eingetragen, dann geht die Statistik nach Gruppenstärke davon aus, dass es sich um 20 Übernachtungen handelt.

Belegte Betten#

Die Übernachtungszahl wird ausschließlich über die Zimmer- oder Bettenzuteilung im Ressourcenplan ermittelt. Sind also in oben genannter Belegung nur 5 Personen auf Zimmer verteilt, weil die anderen 5 Personen nicht in der Einrichtung übernachten, dann werden auch nur 10 Übernachtungen gelistet (5 Pers. x 2 ÜN).

Beachten Sie bitte, dass unter den konfigurierbaren Auswertungen der Bericht „Belegungsstatistik (Gruppenstärke)“ das Feld „Übernachtungen“ in der Belegung auswertet. Dieses Feld bildet eine dritte Datengrundlage für Übernachtungsauswertungen und kann manuell korrigiert werden, falls nicht alle Personen einer Gruppenbelegung in der Einrichtung übernachten.

Weiterhin finden Sie im Menü „Auswertungen“ den Punkt „Belegungsstruktur“. Die dort befindlichen Kennzahlen geben Auskunft über die Verweildauer von Gruppen oder die Belegungstage. Das Auswertungsjahr wird mit dem Vorjahr verglichen, um eine Tendenz zu erkennen.

Die Auswertung „Beherbergungsstatistik“ ist über die Belegungsübersichten oder unter den konfigurierbaren Auswertungen zu finden. Sie richtet sich auch nach der Gruppenstärke. Bei Seminaren und Einzelgastbelegungen wird das Übernachtungshäkchen pro Teilnehmer berücksichtigt.

Außerdem wichtig: Für die Beherbergungsstatistik muss das Herkunftsland der Teilnehmer definiert werden. Im Standard richtet sich das Herkunftsland nach dem Land, das bei „Kunde“ definiert wurde. Alle Teilnehmer der Belegungen dieses Kunden werden automatisch diesem Land zugeordnet. Die Anlage von Belegungen mit Teilnehmern aus verschiedenen Ländern ist mit dem Belegungsteilnehmer-Modul möglich.

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Bitte geben Sie vor dem Öffnen der Beherbergungsstatistik jeweils einen ganzen Monat als Auswertungszeitraum an (01. bis 30. bzw. 31., nicht 01. bis 15.).

Ressourcenauslastung#

Über das Menü „HausManager“ > „Auswertungen“ > „Ressourcen“ besteht die Möglichkeit, auf vielfältige Art die Auslastung von Zimmern, Räumen und Technik zu erhalten. Dabei können auch nur ganz bestimmte Bereiche der Ressourcen ausgewertet werden. Die Berichte enthalten Summen und Durchschnittswerte sowohl für Wochentage, als auch für Wochenenden. Sie können daraus z. B. auch ableiten, welche Zimmer oder Räume am häufigsten benutzt werden oder ob sich die Anschaffung eines weiteren Beamers lohnt.

Filter#

Im Kasten oben links können Ressourcenfilter eingestellt werden. Diese Filter werden benötigt, wenn in der Auswertung bspw. nur bestimmte Zimmer oder Räume berücksichtigt werden sollen, nicht aber alle Ressourcen, die auf dem Ressourcenplan stehen.

Außer dem Zeitraum, der ausgewertet werden soll, können Sie eine bestimmte logische Ressource (eine Etage, ein Haus) oder ein bestimmtes Zimmer auswerten. Geben Sie die Zimmernummer dazu unter „enthält“ ein. Wenn Sie einen Bereich auswerten möchten (z. B. Zimmer 101-119), geben Sie die Zimmernummern unter „Zimmer/Raum/Tech.“ und „bis“ ein. Alternativ können Sie die Ressourcen auch nach Ressourcen- oder Kontingentkategorie filtern.

Unter „Blockungsfilter“ kann eingestellt werden, ob Blockungen auf dem Ressourcenplan in der Auswertung berücksichtigt werden sollen. Wenn ja, so wird eine Blockung als Übernachtung gezählt.

Weiterhin gibt es Filter unter „Belegung/Seminar“ und „Kunde/Veranstalter“. Stellen Sie diese Filter ein, wenn Sie auswerten möchten, wie hoch die Auslastung Ihrer Ressourcen durch einen Kunden war. Beispiel: Wie hoch war die Raumauslastung in diesem Jahr durch eigene Veranstaltungen (welche auf Kundennummer 1 gebucht wurden)?

Unter „Berichte“ unten links finden Sie eine große Auswahl an Berichten. Sollte dort kein Bericht angezeigt werden, können Sie weitere Berichte über den Favoriten-Schalter (Sternchen-Symbol) öffnen.

Zimmerstatistiken#

Die Zimmerstatistiken werden unterschiedlich gruppiert. Die Gruppierung wird bei der Bezeichnung in Klammern angezeigt. Öffnen Sie beispielsweise die Zimmerstatistik „nach log. Ressourcen“, werden die Zimmer nach Etagen/Häusern zusammengefasst. Die Statistiken mit dem Vermerk „detail“ listen dennoch jedes Zimmer einzeln auf.

Folgende Gruppierungen sind möglich:

Logische Ressource
Ressourcenkategorie
Kontingentkategorie

Wenn Sie nicht wissen, ob Sie Ressourcen- oder Kontingentkategorien verwenden, so benutzen Sie bitte die Auswertung „nach log. Ressource“. Auf dem folgenden Screenshot ist eine solche Zimmerstatistik (nach log. Ressource) zu sehen.

Unter „mögliche ÜN“ wird die Anzahl der Nächte angegeben, die in einem Zimmer möglich waren. Diese Anzahl ergibt sich aus der Anzahl der Tage im selektierten Zeitraum, an denen die Bettenkapazität > 0 ist.

Die Spalte „tatsächl. ÜN“ gibt die ausgewertete Übernachtungszahl an. Die Spalte „Auslastung“ ermittelt den prozentualen Wert. Die Zimmerstatistiken geben außerdem an, wie hoch die Auslastung unter der Woche und am Wochenende war. Übernachtungen von Freitag auf Samstag und von Samstag auf Sonntag zählen dabei aus Wochenend-Übernachtungen.

Parallel zu den Berichten „Zimmerstatistik“ existieren Berichte mit der Bezeichnung „Zimmerstatistik Kap.“. Es handelt sich um identische Auswertungen, allerdings mit einem Unterschied, der die Ermittlung der Übernachtungszahlen betrifft. Sobald ein Mehrbettzimmer belegt ist, wird die maximal mögliche Zimmerbelegung in die Auswertung eingerechnet. Liegt z. B. eine Person eine Nacht auf einem Doppelzimmer, so werden in dieser Auswertung 2 ÜN angezeigt. Warum? Da das zweite Bett nicht mehr belegt werden kann, soll es in der Auswertung als belegt gelten. So steigt die prozentuale Auslastung.

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Mittels der Auswertungen „Zimmerstatistik Kap.“ erhalten Sie Zimmerauswertungen im engeren Sinne. Die Übernachtungszahl weicht dabei von der tatsächlichen Zahl nach oben hin ab. Dafür erhalten Sie eine zuverlässige Zahl bzgl. der prozentualen Zimmerauslastung. Bei einer Zimmerstatistik ist nicht wichtig, wie viele Personen in einem Zimmer übernachtet haben. Wichtig ist, dass das Zimmer in dem Auswertungszeitraum „komplett“ belegt war.

Raum- und Technikstatistiken#

Die Raum- und Technikstatistiken sind mit den Zimmerstatistiken vom Aufbau her identisch. Sie können bei Raumstatistiken zusätzlich die Unterscheidung treffen, ob Sie die Belegungstage auswerten möchten (an wie vielen Tagen im Auswertungszeitraum war ein Raum belegt?) oder die Anzahl der Personen, die diesen Raum genutzt hat.

Hierfür haben Sie die Möglichkeit, die Auswertung „RaumPersonenstatistik“ oder „RaumTagesstatistik“ zu öffnen.

Auswertung nach Kategorien und Merkmalen#

Im HausManager können einem Kunden eine Kategorie, fünf Aktionen und beliebig viele Merkmale zugeteilt werden. Eine Belegung kann genau eine Belegungsart haben. Wie helfen Ihnen diese Angaben in den Auswertungen weiter?

Bestehende Listen#

Klicken Sie im Menü auf „HausManager“ > „Auswertungen“ > „Hitliste Belegungsarten“. Diese Auswertung geht nach der Gruppenstärke, also dem Zeitraum und der Personenzahl. Sie finden Übernachtungen und Personenzahlen in Abhängigkeit der Belegungsart - dem Grund des Aufenthaltes oder der Aufenthaltsform.

In den „Belegungsübersichten“ im Menü „HausManager“ gibt es einen Bericht, der nach der Kundenkategorie auswertet: „Belegungen nach Kundenkategorien“. Auf diesem Bericht werden die Belegungen pro Kunde und Kundenkategorie gruppiert.

Bei Fragen zu weiteren, bestehenden Listen können Sie sich gerne an unseren Support wenden.

„Kunden, Betreuer, Belegungen“ für eigene Auswertungen#

Um eigene Auswertungen in MS Excel zu generieren, klicken Sie im Menü auf „HausManager“ > „Auswertungen“ > „Kunden, Betreuer, Belegungen“.

Hier haben Sie die Möglichkeit, Auswertungen Kriterien aus diesen drei Bereichen zu filtern. Beispiele:

Es sollen alle Kunden angeschrieben werden, die eine Belegung in einem bestimmten Zeitraum hatten. Dafür kann rechts einfach ein Zeitraum eingegeben werden.
Es wird eine Liste aller Belegungen Benötigt, die von Kunden der Kategorie „Schule“ durchgeführt wurde. Die Auswahl der Kategorie ist unter „Kunden“ links zu finden.
Es sollen alle Betreuer angeschrieben werden, die im nächsten Jahr bereits eine Belegungsanfrage haben. Bitte geben Sie dafür einfach einen Belegungszeitraum ein.

Geben Sie auf der Maske einfach die Filter ein, die berücksichtigt werden sollen. Alle eingegebenen Filter werden miteinander kombiniert. Wenn Sie die Filter löschen möchten, schließen Sie die Maske und öffnen Sie sie erneut.

Die gefilterten Daten werden dann über den DokumentenManager an Word bzw. Excel übergeben. Bitte stellen Sie in der Auswahlbox links („Daten:“) noch ein, welche Daten Sie benötigen. Möchten Sie bspw. eine Belegungsliste erstellen, so wählen Sie „Belegungen“. Benötigen Sie nur die Kundendaten für ein Anschreiben, wählen Sie „Kunden“. Sollen die Betreuer angeschrieben werden, wählen Sie den Eintrag „Betreuer“.

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Wenn Sie unter „Daten:“ den Eintrag „Belegungen“ wählen, so werden die Kundendaten ggf. mehrfach übergeben, falls ein Kunde mehrere Belegungen hatte. Für einen Newsletter o. ä. ist daher wichtig, dass der Eintrag „Kunden“ gewählt wird, damit für einen Kunden nur ein Newsletter erstellt wird.

Weitere Belegungsauswertungen#

Altersstruktur und Herkunft#

In den Auswertungen im HausManager gibt es unter „Auswertungen“ > „Belegungen (allgemein)“ und „Belegungen (konfigurierbar)“ die Auswertung nach dem Alter, welches in der Belegung auf der Karteikarte rechts oben hinterlegt wird. Auch die Auswertung nach der Herkunftsstruktur ist hier zu finden.

Auswertung von Mahlzeiten - Küchenauslastung#

Mahlzeiten können auch ausgewertet werden. Die Auswertung ist in den „Belegungsübersichten“ zu finden. Es handelt sich einfach um die Berichte der Küchenstärkemeldung, bei denen Sie den gewünschten Zeitraum definieren. Geben Sie das ganze Jahr als Zeitraum ein und wählen den Bericht „Küche Stärkemeldung (Tagessummen)“ aus. Dann erhalten Sie auf der letzten Seite die Summe aller Mahlzeit für ein Jahr.

Wenn Sie weiterhin davon ausgehen, dass jeder übernachtende Gast auch ein Frühstück zu sich nimmt, dann spiegelt die Anzahl der Frühstücke im Prinzip auch die Anzahl der Übernachtungen wieder.

Rechnungsauswertungen#

Das Rechnungswesen im Haus- und SeminarManager bietet ebenfalls eine Vielzahl von Berichten. Außerdem können auch in diesem Bereich eigene Auswertungen über MS Excel angelegt werden.

Umsätze/Zahlungseingänge#

Klicken Sie im Menü auf „Rechnungswesen“ > Auswertungen“ > „Umsätze/Zahlungseingänge“. Nach Eingabe eines Datums können nun verschiedene Berichte aufgerufen werden.

Der Bericht „Rechnungsübersicht“ listet alle verbuchten Rechnungen aus dem Auswertungszeitraum auf. Der Bericht „Rechnungsumsätze“ zeigt die zugehörigen Zahlungseingänge an, sodass Sie eine Übersicht darüber bekommen, wie viele Rechnungen bezahlt sind. Über den Bericht „Zahlungseingänge gruppiert“ lassen sich nur die Zahlungseingänge gruppiert nach der Zahlungsart auswerten.

Es ist weiterhin möglich, zusätzlich zu den Rechnungen auszuwerten, was auf der Leistungsliste in einer Belegung oder einem Seminar eingetragen wurde. So lässt sich eine Vorschau der zu erwartenden Einnahmen generieren. Belegungen, die in der Zukunft liegen, wurden wahrscheinlich noch nicht abgerechnet. Wenn aber bereits eine Leistungsliste angelegt wurde, lässt sich ersehen, wie hoch die zu erwartenden Einnahmen in den kommenden Monaten sind.

Diese Zahlen finden Sie in den Berichten „Finanzübersicht“. Die Werte aus der Leistungsliste werden im Bericht unter „Soll“ angezeigt. Die „Ist-Werte“ spiegeln die Rechnungsumsätze wieder (sofern vorhanden). Wenn Sie mit Leistungsgruppen arbeiten, so werden die Beträge nach diesen Leistungsgruppen aufgeteilt (mehr dazu in der Anleitung „Einrichtung Leistungsstamm“).

Statistiken#

Im Menü „Rechnungswesen“ > „Auswertungen“ > „Statistiken“ können Sie sogar die einzelnen Rechnungspositionen auswerten. Möchten Sie z. B. wissen, wie viele Kopien in Rechnung gestellt wurden oder wie oft die Übernachtung im Einzelzimmer abgerechnet wurde, dann kann das durch eine entsprechende Filterung ausgedruckt werden.

Sie können die Daten anhand der Bereiche „Kunden“, „Kassen“, „Rechnungen“ und „Positionen“ einschränken. Setzen Sie in mehreren dieser Bereiche einen oder mehrere Filterbedingungen werden diese alle zusammen beachtet. Auf diese Weise können Sie z.B. alle Kopien, die in diesem Jahr abgerechnet wurden, filtern und auswerten. Weiterhin kann eine Liste aller Rechnungen erstellt werden, die einem bestimmten Kunden geschrieben wurden. Zum Löschen aller Filter schließen Sie die Maske bitte und öffnen sie erneut.

Es gibt die Auswertungslisten einmal nach Rechnungen, zum anderen nach Rechnungspositionen. Eine Auswertung „Rechnungen nach …“ wird benötigt, wenn die Gesamtsummen der Rechnungen für die Auswertung relevant sind. Die Variante „Rechnungspositionen nach …“ ermittelt rechnungsübergreifend den Umsatz, der mit einer Rechnungsposition (z. B. „Kopien“ oder „Frühstück“) gemacht wurde.

Die Angabe in Klammern gibt an, wonach die Beträge gruppiert werden sollen. Wählen Sie die Auswertungsvariante „detailliert“, werden trotz Gruppierung alle Datensätze angezeigt.

Beispiel: Die Auswertung „Rechnungen (nach Rechnungsdatum, zusammengefasst)“ wertet alle Rechnungsbeträge nach Zeitraum aus und gibt aus, wie viel Umsatz pro Monat gemacht wurde. Bei der Variante „detailliert“ werden zusätzlich alle Rechnungsnummern pro Monat einzeln angezeigt. Die Auswertung „Rechnungspositionen (nach Leistungsnummern, zusammengefasst)“ wertet aus, wie häufig und mit welchem Umsatz eine Position abgerechnet wurde.

Differenzbetrachtung#

Es gibt scheinbar immer wieder einmal Abweichungen zwischen den einzelnen Berichten. Auf der einen Seite stehen 165 Übernachtungen, auf der Anderen 151. Wird eine Auswertung über die abgerechneten Übernachtungen gemacht, dann erhalten Sie evtl. auch noch eine dritte Zahl.

Welche Zahl stimmt nun? Das kommt ganz darauf an, welche Zahlen Sie im System am genauesten pflegen. Hier ein paar Beispiele, wodurch Abweichungen zu Stande kommen:

Ändern Sie nachträglich die Teilnehmerzahl einer Belegung, dann werden automatisch die Mahlzeiten angeglichen. Eine Auswertung über die Gruppenstärke oder die Mahlzeiten liefert nun die korrekten Zahlen, eine Auswertung über den Ressourcenplan aber nicht, wenn niemand nachträglich die Zimmer zugeteilt hat.
Sind in einem Seminar/einer Einzelgastbelegung die hauseigenen Dozenten eingetragen, aber es wurde vergessen, das Häkchen für „Übernachtungsgast“ zu entfernen, dann zählt der Dozent als Übernachtungsgast bei Auswertungen nach Gruppenstärke.
Wurde bei einer Änderung der Teilnehmerzahl auch die Altersstruktur angepasst?
Wurden ausnahmslos alle Übernachtungen auch abgerechnet?
Auswertungen nach Rechnungspositionen haben den Nachteil, dass alle Übernachtungen auf den Zeitpunkt des jeweiligen Rechnungsdatums fallen. Hat eine Belegung im Januar stattgefunden, die Rechnung wurde aber erst im Februar erstellt, so wird die Anzahl der Übernachtungen in den Februar eingerechnet.
Der Status der Belegung spielt ebenfalls eine Rolle. Haben Sie zunächst nur Buchungen ausgewertet, dann aber Reservierungen und Buchungen?
Haben Sie den gesamten Zeitraum für die Auswertung eingegeben? Wird bei der Beherbergungsstatistik nur vom 01. bis 05. Eines Monats angegeben, dann ist das im Bericht nicht direkt sichtbar.