Belegungen
Jeder Kunde, der im HausManager angelegt wurde, kann beliebig viele Belegungen haben. Als „Belegung“ ist zunächst jede Art Aufenthalt in Ihrem Haus zu verstehen. Es können aber auch externe Veranstaltungen als Belegung angelegt werden, die nicht in Ihrem Haus stattfinden, aber von Ihnen verwaltet werden.
Für eigene Veranstaltungen empfiehlt es sich, eine Kundennummer für das eigene Haus zu vergeben. Legen Sie dazu einfach einen neuen Kunden über den Plusschalter auf der Maske „Kunde“ an und geben Sie die Adressdaten Ihrer Einrichtung ein.
Anlage einer Belegung#
Öffnen Sie im Kundenstamm den Kunden, für den eine Belegung angelegt werden soll. Klicken Sie dann rechts auf den Karteireiter „Belegungen“ (dieser Reiter ist bereits angewählt, wenn Sie den Kunden öffnen).
Hier werden Ihnen die vorhandenen Belegungen eines Kunden angezeigt. Um eine bestehende Belegung aus der Liste zu öffnen, klicken Sie einfach doppelt auf den Datensatz-Marker in der entsprechenden Zeile.
Wenn Sie für einen Neukunden zum ersten Mal eine Belegung erstellen, ist die Liste leer. Klicken Sie auf den Plus-Schalter, um eine Belegung anzulegen. Daraufhin öffnet sich die Maske "Neue Belegung anlegen"
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Bitte legen Sie erst einen Betreuer an, bevor Sie eine neue Belegung anlegen. Es muss zu jeder Belegung einen namentlich erfassten Betreuer geben. Ist dies nicht der Fall, legt der HausManager für den Kunden automatisch einen Betreuer namens „<unbekannt>“ an und ordnet ihn der Belegung zu.
Geben Sie hier die entsprechenden Daten ein. Danach werden Sie auf die reguläre Belegungs-Maske geleitet.
Eingabe der An- und Abreise#
Wenn Sie das Datum der An- und Abreise eingetragen haben, werden die Uhrzeiten vom Programm zunächst mit einer Standardzeit vorbelegt. So ersparen Sie sich etwas Arbeit, wenn Sie Standard-Anreisezeiten haben. Sie können diese Vorgabe in den Programmeinstellungen anpassen. Öffnen Sie dazu unter „Einstellungen“ > „Grundlagen“ die Programmeinstellungen und klicken Sie dort auf „HausManager“ > „Belegungswesen“ > „Zeiten“. Hier können Sie die An- und Abreisezeiten anpassen, die der HausManager vorschlagen soll.
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Für die nachträgliche Korrektur eines Zeitraums geben Sie einfach etwas in das Datumsfeld ein. Auf der sich öffnenden Maske kann der Haken „Länge der bisherigen Belegung beibehalten“ gesetzt werden. Dadurch vershiebt sich das Bis-Datum der Belegung automatisch, wenn Sie ein neues Von-Datum eingeben.
Die Auswahl „Betreuer/in“ und „Belegungsart“#
Unter „Betreuer“ und „Belegungsart“ können jeweils Einträge aus einer Liste ausgewählt werden. Wenn Sie einen neuen Betreuer oder eine neue Belegungsart anlegen möchten, machen Sie dies bitte vor dem Anlegen einer neuen Belegung. Bei den Betreuern handelt es sich um die Personen, die Sie auf der Maske „Kunde“ hinterlegt haben. Fügen Sie hier neue Betreuer hinzu und öffnen Sie die Belegung erneut, damit Sie diese Personen in der Belegung auswählen können.
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Je Belegung kann nur EIN Betreuer namentlich erfasst werden. Mehrere Betreuer/Teilnehmer lassen sich über das Belegungsteilnehmermodul namentlich hinterlegen.
Die Belegungsart kann unter „Einstellungen“ > „HausManager“ > „Belegungsarten“ definiert werden. Stellen Sie sich dabei die Frage: Was macht der Kunde bei uns im Haus? (z. B. Klassenfahrt, Tagung, Konfirmandenfreizeit, …). Die Belegungsarten können für Auswertungen genutzt werden (z. B. „Wie viele Klassenfahrten hatten Sie dieses Jahr?“) sowie zu Marketing-Zwecken (z. B. „Es sollen alle Kunden angeschrieben werden, welche dieses Jahr eine Klassenfahrt bei Ihnen hatten.“).
Der „Belegungstyp“ wird in der Hilfe Belegungsteilnehmermodul näher erläutert.
Teilnehmerzahlen#
Im einfachsten Fall geben Sie die Gesamtzahl der Teilnehmer (die Gruppenstärke) direkt im Feld „Teilnehmer/in:“ ein. Sie können alternativ auch die Anzahl der männlichen und weiblichen Teilnehmer eingeben. Die Gesamtzahl errechnet sich automatisch. Ebenso ist für die Spalte „Betreuer/in:“ zu verfahren.
Sie können weiterhin die Anzahl der Bettwäsche, sowie die Anzahl der Freiplätze für die Belegung eintragen. Im Feld „ÜN“ wird Ihnen automatisch die Anzahl der Übernachtungen (anhand der Berechnung Teilnehmer * Nächte) angezeigt.
Die Teilnehmerzahlen können weiterhin nach Alter oder Herkunft eingegeben werden. Sie finden dazu oberhalb der Teilnehmerzahlen außer dem Reiter „Grundlagen“ noch die Reiter „Alter“ und „Land“.
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Die hier eingegebenen Daten haben keine direkte Auswirkung auf die Mahlzeitenberechnung oder Zimmerbelegung. Sie werden für statistische Zwecke hinterlegt.
Die Beschriftung der einzelnen Felder wird unter „Einstellungen“ > „HausManager“ > „Altersstruktur“ bzw. „Herkunftsstruktur“ definiert. Bitte lesen Sie die Hilfe „Auswertungen“ für weitere Informationen zu diesem Thema.
Belegungsstatus#
Nach Eingabe dieser Grunddaten zu einer Belegung sollte der Status eingestellt werden. Eine neue Belegung befindet sich immer im Status „Anfrage“. Der Status sollte mindestens auf „Reservierung“ gestellt werden, da eine Anfrage noch keinerlei statistische Auswirkungen hat. Auch die Mahlzeitendaten werden noch nicht angelegt.
Es empfiehlt sich, eine Belegung auf den Status „Buchung“ zu setzen, sobald der unterschriebene Belegungsvertrag eingegangen ist bzw. alle Daten seitens des Kunden vorliegen. Der Status wird in so gut wie allen Belegungsübersichten mit angezeigt. Daher können Sie durch dieses Vorgehen schnell kontrollieren, welche Belegungen noch nicht fertig bearbeitet wurden.
Benachrichtigungen#
Unterhalb der Teilnehmerzahlen finden Sie ein Eingabefeld namens „Benachrichtigungen“. Wenn Sie der HausManager zu einem späteren Zeitpunkt an diese Belegung erinnern soll, so geben Sie hier einfach das gewünschte Wiedervorlagedatum ein.
Es öffnet sich die Maske Neue Benachrichtigungen.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Artikel Benachrichtigungen.
Mahlzeitenverwaltung#
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Die Konfiguration der Mahlzeiten wird im Artikel Küche und Vepflegung beschrieben.
Bitte wählen Sie zunächst unter Karteireiter „Küche“ die Standardmahlzeiten aus. Anhand der An- und Abreisezeit wird dann die erste und letzte Mahlzeit ermittelt. Sie können die Berechnung der Mahlzeiten dann unter dem Reiter „Mahlzeiten“ einsehen.
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Es werden keine Mahlzeiten berechnet, solange eine Belegung den Status „Anfrage“ hat. Für eine stornierte Belegung werden ebenfalls keine Mahlzeiten mehr berechnet. In diesen Fällen hat der Reiter „Mahlzeiten“ keinen Inhalt.
In der Mahlzeitenliste können nun alle Werte beliebig verändert werden. Wenn am letzten Belegungstag die Mahlzeit „Lunchpakete“ (LP) vorbereitet werden soll, so kann die Anzahl einfach im entsprechenden Feld eingetragen werden. Wird die Mahlzeit als Standardmahlzeit aktiviert, so wird die Anzahl für jeden Belegungstag eingetragen.
Sie haben außerdem die Möglichkeit, pro Mahlzeit oder pro Tag und für die gesamte Belegung einen Kommentar zu hinterlegen. Tragen Sie dazu einfach in dem Feld unter einer Mahlzeitenzahl oder in dem Feld „Bemerkung“ am Ende einer Zeile einen Kommentar ein. Diese Bemerkungen werden mit auf den Ausdruck für die Küche übertragen.
Generelle Informationen zu der Gruppe (z. B. Anzahl Vegetarier, Besonderheiten) können Sie in den Feldern unter dem Reiter „Küche“ hinterlegen. Diese Bemerkungen werden ebenfalls mit auf den Ausdruck für die Küche übertragen.
Anpassung der automatischen Mahlzeitenberechnung#
Wenn eine Mahlzeitenzahl angepasst wurde, so entsteht die Frage, wie sich der HausManager bei der Änderung der Teilnehmerzahl der Belegung verhalten soll.
Sie geben z. B. für das letzte Frühstück am Abreisetag eine „3“ ein, obwohl die Belegung 5 Teilnehmer hat (weil 2 Personen früher abreisen). Mit einem Rechtsklick auf eine Mahlzeitenzahl kann dazu ein Änderungstyp definiert werden: „auto“, „relativ“ und „fix“.
Einstellung „auto“: Der HausManager berechnet die Anzahl der Mahlzeit neu und verwirft Ihre Änderung. Bezugnehmend auf das Beispiel wird wieder eine „5“ für das Frühstück eingetragen.
Einstellung „relativ“: Wenn Sie die Teilnehmerzahl verändern, wird die Mahlzeitenzahl um den gleichen Wert geändert. Erhöhen Sie die Teilnehmerzahl z. B. von 5 auf 7 TN, so wird das Frühstück von 3 auf 5 TN gesetzt. Felder mit diesem Änderungstyp werden blau hinterlegt.
Einstellung „fix“: Der HausManager ändert die von Ihnen eingegebene Zahl nicht mehr. Diese Einstellung macht Sinn, wenn Sie eine Mahlzeit auf „0“ setzen. Natürlich soll die Zahl auch dann bei 0 bleiben, wenn sich die Teilnehmerzahl der Belegung erhöht. Felder mit diesem Änderungstyp werden rot hinterlegt.
Ernährungsformen#
Auf dem Karteireiter „Küche“ können Sie mithilfe der Ernährungsformliste die von Ihnen definierten Ernährungsformen für die Belegung verwalten. Für mehr Informationen über die Ernährungsformen lesen Sie bitte den Artikel Küche und Vepflegung.
Küchenlisten#
Sie finden auf der Belegungsmaske unten links in der Box „Berichte“ den Bericht „Kücheninfo“. Die Informationen auf der Liste beziehen sich nur auf die geöffnete Belegung. Öffnen Sie im HausManager bitte die Maske „Belegungsübersichten“ für weitere Küchenlisten. In den Belegungsübersichten können Mahlzeitenlisten für einen bestimmten Zeitraum ausgedruckt werden. Diese Listen beinhalten alle Belegungen des gewählten Zeitraums. Außerdem kann auf den Status gefiltert werden.
Zuteilung von Ressourcen#
Für die Zuteilung von Zimmern und Räumen existiert eine eigene Anleitung namens Ressourcenplan.
Duplizieren einer Belegung#
Sollte eine Gruppe mehrere, weitgehend identische Aufenthalte buchen (z. B. gleiche Dauer, gleiche Zimmer), können Sie eine Belegung auch einfach duplizieren. Sie finden den Schalter in der geöffneten Belegung.
Geben Sie auf der sich öffnenden Maske unter „Daten der NEUEN Belegung“ einfach einen neuen Zeitraum ein und wählen Sie unter „Optionen“ aus, welche Daten der Belegungen für die Kopie übernommen werden sollen. Mit einem Klick auf das Häkchen wird eine neue Belegung angelegt.
Sollten die Ressourcen im neuen Zeitraum nicht verfügbar sein, erhalten Sie nach Erstellung der neuen Belegung einen entsprechenden Hinweis. Bitte teilen Sie die Zimmer, Räume und Technik in diesem Fall neu zu.