Anlage von Abrechungsarten

Eine Abrechnungsart ermöglicht es Ihnen, eine Vielzahl von Leistungen in Pakete zusammenzufassen und automatisiert in die Leistungsliste zu übernehmen. So können Sie einen Großteil der Zeit für die Abrechnung Ihrer Belegungen und Seminare sparen. So müssen einzelne Leistungen nicht mehr manuell in der Leistungsliste ausgewählt werden, auch die Formel für die Berechnung der Anzahl der Leistungen ist von Ihnen einstellbar.

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Die Abrechnung von Teilnehmer*innen und Gruppen anhand von Abrechnungsarten wird in den Artikeln Rechnungswesen HausManager > Abrechnungsarten bzw. Rechnungswesen SeminarManager > Abrechnungsarten beschrieben.

Um eine neue Abrechnungsart anzulegen, klicken Sie auf den Karteireiter „Rechnungswesen“ und dann auf „Abrechnungsarten“.

Dadurch öffnet sich die Maske zur Verwaltung der Abrechnungsarten.

Auf der linken Seite der Maske werden die bereits angelegten Abrechnungsarten aufgezählt. Wenn Sie bisher noch keine Abrechnungsarten angelegt haben, finden Sie hier nur die Abrechnungsart „leere Abrechnung“. Auf der rechten Seite der Maske finden Sie die Detailinformationen zu der ausgewählten Abrechnungsart.

Erstellen einer neuen Abrechnungsart

Zur Neuanlage einer neuen Abrechnungsart wählen Sie unten den Plus-Schalter aus.

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Möchten Sie eine bestehende Abrechnungsart duplizieren, um diese zu bearbeiten, wählen Sie anstelle des Schalters mit dem Plus, den Schalter mit blauem Papier und weißem Rand.

Nach der Anlage einer Abrechnungsart oder nach dem Duplizieren erscheint im linken Bereich eine neue Abrechnungsart mit dem Namen „neu“ und einer beliebigen Zahl.

Im oberen rechten Teil der Maske wird die Bezeichnung und ggf. eine Bemerkung eingetragen und definiert, für welchen Bereich diese Abrechnungsart gelten soll (Belegung, Seminar, Seminarteilnehmer etc.).

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Bitte beachten Sie, dass die Auswahl im Feld „Für:“ nachträglich nicht mehr geändert werden kann.

Positionen hinzufügen

Nachdem nun eine neue Abrechnungsart angelegt wurde, werden die einzelnen Leistungen ausgewählt, die zukünftig über die Abrechnungsart abgerechnet werden sollen.

Dazu befindet sich unter dem Reiter „Positionen“ eine Liste, in der Sie Ihre Leistungen auswählen können. Für Belegungen können z. B. Übernachtungs- und Verpflegungsleistungen hinzugefügt werden. In Seminarteilnehmern könnte hier beispielsweise die Seminargebühr als Leistung gewählt werden.

Danach muss noch festgelegt werden, wie die Anzahl der Leistung berechnet werden soll. Dazu finden Sie in der Liste die Spalte „Anzahl-Formel“. Hier können Sie aus einer Vielzahl an fordefinierten Formeln wählen. Neben dem Namen der Formel finden Sie auch immer eine kurze Beschreibung.

Für eine genauere Beschreibung können Sie die Formel auswählen. Unterhalb der Liste wird Ihnen eine längere Beschreibung angezeigt.

Eine beispielhafte Abrechnungsart für eine Belegung könnte beispielweise wie folgt aussehen:

Hier werden die einzelnen Mahlzeiten mit den Formeln Sum(MZ X) berechnet. Diese Formel ermittelt die Summe einer Mahlzeit für die jeweilige Belegung. Weiterhin werden die Übernachtungen der Teilnehmer und Betreuer errechnet. Die Formeln dazu lauten „Teilnehmer x Nächte“ und „Betreuer x Nächte“.

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Wenn eine der Mahlzeiten für die Belegung nicht genutzt wurde oder es z. B. keine Betreuer gibt, so wird die Zeile in der Leistungsliste der Belegung weggelassen. Es wird also nicht 0 x Frühstück auf die Rechnung geschrieben.

Die gefüllte Leistungsliste der Belegung würde gemäß dieser Abrechnungsart wie folgt aussehen:

Sollten Sie die Preiskategorie für eine Abrechnungsart festlegen wollen, so müssen Sie diese in der Spalte „Preiskategorie“ ebenfalls angeben. In dem Fall wird bei Abrechnung immer die hier definierte Preiskategorie genutzt. Weitere Informationen zu den Preiskategorien finden Sie im Arikel Leistungsstamm.

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Lassen Sie die Einstellung in der Abrechnungsart auf „Standard“, um die Preiskategorie in der Belegung / dem Seminar individuell festzulegen. Beispiel: Sie stellen in einer Belegung die Preiskategorie auf „Jugendliche“. Wenn die Abrechnungsart dann angewendet wird, wird die Preiskategorie „Jugendliche“ berücksichtigt.

Manche Formeln benötigen zusätzlich einen Parameter von Ihnen um korrekt zu arbeiten. Dies ist beispielsweise bei Formeln der Fall, die sich auf gewisse Ressourcenkategorien beziehen. Da jedes Haus eigene Ressourcenkategorien hat, muss hier ein Parameter angegeben werden. Diese Formeln erkennen Sie nach Auswahl über ein „P“ welches in der Spalte „Para.“ angezeigt wird.

In diesem Fall müssen Sie für die Leistung unter dem Karteireiter „Positionsdetails“ die Paramater hinterlegen.

Reiter „Übersicht“

Die Abrechnungsart steuert außerdem die Anzahlungs- und Stornofristen, sowie die Höhe dieser Beträge. Außerdem kann je Abrechnungsart eine Rechnungsvorgabe hinterlegt werden. Diese bestimmt z. B. den Aufbau der Rechnungsnummer und das Zahlungsziel. So ist es möglich, für verschiedenen Veranstaltungen auch verschiedene Vorgaben zu hinterlegen. Diese Einstellungen werden je Abrechnungsart unter dem Reiter „Übersicht“ hinterlegt, sowie unter „Einstellungen“ > „Rechnungswesen“ > „Rechnungsvorgaben“.

achtung

Die Themen „Abrechnungsarten“ und „Rechnungsvorgaben“ sind sehr umfangreich. Die Arbeitsweise unserer Kunden ist sehr unterschiedlich und muss in diesem Bereich auf das System abgestimmt werden. Daher kann diese Hilfe nicht auf einzelne Konstellationen von Abrechnungsarten eingehen. Sollten Sie nähere Informationen zur Einrichtung oder Nutzung von Abrechnungsarten wünschen, empfehlen wir Ihnen, im Rahmen einer Schulung Ihre individuellen Anforderungen zu besprechen.