Seminarverwaltung

Die Seminarverwaltung ist der elementare Bestandteil des SeminarManagers. Sie arbeitet eng mit der Belegungsverwaltung im HausManager zusammen, sodass im Seminar nicht nur eine Teilnehmer- und Dozentenverwaltung verfügbar ist, sondern auch eine ausführliche Ressourcen- und Mahlzeitenverwaltung.

Seminarsuche

Die Suche nach Seminaren kann unter anderem nach der Seminarnummer, der Seminarkurzbezeichnung und dem Seminarbeginn durchgeführt werden.

Öffnen Sie die Seminarsuche durch einen Klick auf den Schalter „Seminare“ unter Karteireiter „SeminarManager“. Die Suche kann über den Lupen-Schalter unten rechts gestartet werden. Da noch keine Suchfilter definiert wurden, werden alle Seminare angezeigt.

Sie sehen eine Tabelle mit allen Seminaren. In den Spalten von links nach rechts finden Sie zu jedem Seminar die folgenden Informationen:

• Seminarnummer
• Seminarstatus
• Kurzbezeichnung (Titel)
• freie Plätze
• Anzahl der angemeldeten Teilnehmer
• Dozenten
• Personen auf der Warteliste
• minimale und maximale Teilnehmerzahl
• zuständiger Mitarbeiter
• Seminarzeitraum
• Veranstalter
• Seminarkategorien

Durch einen Klick auf eine der fettgedruckten Spaltenüberschriften können Sie die Liste nach der jeweiligen Spalte alphabetisch sortieren. Jeder weitere Klick ändert dabei die Sortierreihenfolge von aufsteigend zu absteigend bzw. umgekehrt.

Geben Sie in die Eingabefelder unterhalb der Tabelle den jeweiligen Suchbegriff ein und drücken Sie die Entertaste oder auf den Schalter mit dem Lupensymbol. Im ersten Eingabefeld können Sie über die Seminarnummer, im zweiten Eingabefeld über den Seminarstatus und im dritten Eingabefeld über die Seminarkurzbezeichnung ein Seminar suchen.

Benutzen Sie bei Ihrer Suche „Wildcards“ (Platzhalter wie *, ?), somit ersparen Sie sich die Eingabe eines gesamten Titels. Sie finden das Seminar „Auf der Suche nach dem Sinn“, indem Sie den gesamten Titel oder Auf der Suche* eingeben. Der Platzhalter steht für alles, was hinter oder vor einem Suchbegriff zu finden ist. Nachdem Sie die Entertaste gedrückt haben, werden Ihnen die Suchergebnisse in der Liste angezeigt.

info

Sollte nur ein Seminar gefunden werden, wird dieses vom SeminarManager zur Bearbeitung geöffnet. Zum schnellen Leeren aller von Ihnen eingegebenen Suchkriterien klicken Sie bitte auf den Button „Leeren der Suchfelder“ (rechts neben dem Schalter mit dem Lupensymbol).

Für das schnelle Auffinden eines Seminares anhand des Datums ist es ausreichend, in die Felder „mm“ und „jj“ nur den Monat und das Jahr anzugeben. Der SeminarManager trägt nun automatisch das vollständige Datum mit der Tagesangabe, standardmäßig der erste Tag bzw. letzte Tag des jeweiligen Monats, ein.

Doppelklicken Sie auf das gefundene Seminar. Es öffnet sich das Fenster „Seminar“. Dort finden Sie alle Daten zu einem Seminar.

Anlage eines Seminars

Rufen Sie die Seminarsuche über „SeminarManager“ > „Seminare“ auf. Klicken Sie auf den Schalter mit dem Plussymbol unten rechts. Es öffnet sich ein Fenster für die Eingabe des Veranstalters, der Seminarnummer, der Kurzbezeichnung, sowie des Beginn- und Ende-Datums des Seminars.

Der Veranstalter wird aus dem bestehenden Kunden- und Adressstamm ausgewählt. In der geöffneten Schnellsuche kann über den Schalter „+ Neu“ auch ein neuer Veranstalter angelegt werden.

info

Der Veranstalter eines Seminars muss immer im Kundenstamm des HausManagers angelegt sein. Wählen Sie über die Schnellsuche eine Adresse (SeminarManager) als Veranstalter aus, so wird diese Adresse automatisch in den Kundenstamm übernommen.

Die weiteren Felder auf dieser Maske sind ebenfalls Pflichtfelder. Sollten Sie keine Seminarnummern verwenden, kann einfach eine Ziffer oder das Datum als Seminarnummer hinterlegt werden.

info

Sie können im Feld „Seminarnummer“ auch alphanumerische Nummern eingeben. Der SeminarManager schlägt keine Seminarnummern vor, da die meisten Häuser i. d. R. einen eigenen Nummernkreis für Seminare haben. Es bietet sich z. B. an, mit einem sprechenden Nummernsystem zu arbeiten, das sinnvoll und aussagekräftig ist.

Beispiel: Seminarnummer „2023TM12“ > 2023 = Jahreszahl; TM = Fachbereich „Tanz und Musik“; 12 = Laufende Nummer des Seminars.

Die Eingabe des Datums kann mittels eines Datepickers, eines kleinen Kalenders neben den Eingabefeldern, geschehen. Weiterhin lässt sich die Standard-Länge eines Seminars in den Programmeinstellungen vorgeben. Dadurch wird automatisch das Ende-Datum des Seminars eingetragen, nachdem das Beginn-Datum eingegeben wurde. Außerdem werden automatisch die Uhrzeiten für den Beginn und das Ende gesetzt.

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Sie finden diese Einstellungen im Menü unter „Einstellungen“ > „Grundlagen“ > „Programmeinstellungen“ und dort unter „SeminarManager“ > „Seminare“ > „Vorgaben“ > „Standard-Seminarlänge“. Unter „Zeiten“ werden an dieser Stelle die Beginn- und Ende-Uhrzeiten eines Seminars hinterlegt.

Alle eingegebenen Daten können zu einem späteren Zeitpunkt wieder geändert werden. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf das Häkchen, damit das Seminar angelegt wird. Danach öffnet sich die Maske „Seminar“.

Die Felder im oberen Bereich der Maske „Seminar“ sind bereits gefüllt. Wählen Sie noch eine passende Kategorie und den zuständigen Mitarbeiter für das Seminar aus. Als zuständiger Mitarbeiter kann jede Person ausgewählt werden, die in der Benutzerverwaltung des Programms angelegt wurde.

info

Die Einstellungen für Kategorien und Benutzer finden Sie im Menü unter „Einstellungen“ > „SeminarManager“ > „Seminarkategorien“ und unter „Einstellungen“ > „Rechte“ > „Benutzer und Gruppen“.

Wählen Sie dann noch einen passenden Status für das Seminar aus. Es stehen fünf Status zur Auswahl: „Planung“, „Ausgeschrieben“, „Findet statt“, „Abgerechnet“ und „Storniert“. Der Status eines Seminars wird vom Programm nicht automatisch verändert.

achtung

Solange sich das Seminar im Status „Planung“ befindet, werden in der Hauswirtschaft keine Daten berechnet/aktualisiert (z. B. keine Mahlzeiten). Die angebundene Belegung hat den Status „Anfrage“. Die meisten Statistiken lassen Seminare mit diesem Status ebenfalls außer Acht.

Teilnehmerzahlen

Der erste Reiter im Seminar beinhaltet die Teilnehmerliste. Da sich bei der Anlage des Seminars noch niemand angemeldet hat, können Sie direkt mit dem zweiten Reiter „TN-Zahlen“ beginnen. Geben Sie hier im linken Bereich unter „Soll-Werte“ die Planzahlen für das Seminar ein.

Zur Verfügung stehen zunächst die Felder „minimal“, „maximal“ und „geplant“. Sie erkennen an der Farbe im rechten Bereich, ob sich genügend Teilnehmer angemeldet haben. Die Farbe wird auch auf der Maske „Seminarsuche“ angezeigt (farbliche Hinterlegung des Status).

• Rot: Es sind zu wenige oder zu viele Teilnehmer angemeldet.
• Gelb: Es sind minimal viele Teilnehmer angemeldet, aber die Zahl „geplant“ wurde noch nicht erreicht.
• Grün: Die geplante Teilnehmerzahl wurde erreicht. Die maximale Teilnehmerzahl wurde noch nicht überschritten.

warnung

Bitte tragen Sie immer eine maximale Teilnehmerzahl ein. Bei Überschreitung dieser Zahl werden Teilnehmer automatisch auf die Warteliste gesetzt. Wenn keine maximale Teilnehmerzahl hinterlegt ist, wird folglich jeder Teilnehmer auf der Warteliste eingetragen.

Das Feld „kalkuliert“ wird für die Hauswirtschaft verwendet. Wenn bereits eine Zahl an Teilnehmern feststeht, so tragen Sie diesen Wert unter „kalkuliert“ ein. Der Wert wird in die Belegung übernommen und erst durch den IST-Abgleich überschrieben. Was ein IST-Abgleich ist, wird unter Hauswirtschaft beschrieben.

Sie werden außerdem gefragt, ob und wie viele unbekannte Teilnehmer Sie anmelden möchten. Dieser Schritt wird unter Unbekannte Teilnehmer beschrieben.

Bei der Anmeldung der unbekannten Teilnehmer können eine Reihe von weiteren Informationen angegeben werden. So können Sie neben dem Geschlecht der Teilnehmer auch einen Arbeitsgeber, einen abweichenden Rechnungsempfänger, das Land sowie die Postleitzahl und das Bundesland eintragen. Bitte beachten Sie dass alle unbekannten Teilnehmer die Sie gerade anmelden möchten, mit den genannten Angaben versehen werden. Möchten Sie also z.B. 5 Personen von Arbeitgeber A und 5 Personen von Arbeitgeber B anmelden, muss die Maske 2-mal aufgerufen werden und jeweils die 5 Personen mit dem jeweiligen Arbeitgeber angemeldet werden

info

Sie können in den Programmeinstellungen deaktivieren, dass der SeminarManager Sie danach fragt, nachdem die kalkulierte Teilnehmerzahl eingegeben wurde. Öffnen Sie in den Programmeinstellungen dazu „SeminarManager“ > „Seminare“ > „Verhalten“. Dort finden Sie die Einstellung „nach erster Eingabe der kalkulierten Teilnehmerzahl“.

Die Felder „Verpflegungstage“, „Kurstage“, „Teilnehmertage“ und „Kursstunden“ können genutzt werden, wenn Sie entsprechende Statistiken erstellen möchten.

Der Anmeldeschluss dient nur der Information und hat im Seminar keine Auswirkungen. Über das Zusatzmodul „SEMINARE.OnlineBuchen“ kann eingestellt werden, dass nach dem Anmeldeschluss keine Online-Anmeldung mehr möglich ist. Im SeminarManager können aber jederzeit neue Teilnehmer eingetragen werden.

Unter „IST-Werte“ wird angezeigt, wie viele Teilnehmer auf der Teilnehmerliste stehen. Dies ist nach Status unterteilt.

Dozenten

Für die Dozentenverwaltung im SeminarManager existiert der Artikel Dozenten.

Beschreibung und Ablauf (Veranstaltungen)

Unter „Beschreibung“ stehen fünf Textfelder zur Verfügung, um das Seminar näher zu beschreiben. Auf der Maske gibt es eine Besonderheit: Der Veranstaltungsort kann alternativ auch aus dem Adressstamm herausgesucht werden, wenn er als Adresse angelegt wurde. So muss ein Ort nicht immer wieder aus Text hinterlegt werden.

Falls ein genauerer Ablaufplan für das Seminar benötigt wird, kann dieser unter „Veranstaltungen“ hinterlegt werden. Ein Seminar kann aus beliebig vielen Veranstaltungen bestehen (bspw. Vorlesung am Vormittag, Gruppenarbeit nachmittags usw.).

hinweis

Der Karteireiter „Veranstaltungen“ ist in der Version X7 standardmäßig deaktiviert. Sollten Sie diesen Programmteil nutzen wollen, so muss er folgendermaßen aktiviert werden:

„Einstellungen“ > „Grundlagen“ > „Programmeinstellungen“ > „Bildschirmmasken-Vorgaben“ > „Generell“ > „Funktionen ein-/ausblenden“ > „Veranstaltungen“ - diese Einstellung muss auf „Einblenden“ gestellt werden.

Für jede Veranstaltung kann ein Thema, eine Art (Vortrag, Workshop, …) und eine inhaltliche Beschreibung hinterlegt werden. Unter „Zeitrahmen“ hinterlegen Sie dann den Beginn, das Ende und die Dauer.

info

Die zur Auwahl stehenden Veranstaltungsarten können im Menü unter „Einstellungen“ > „SeminarManager“ definiert werden.

Im rechten Bereich können jeder Veranstaltung noch Dozenten zugewiesen werden, die diese Veranstaltung leiten. Hier sind nur die Dozenten auswählbar, die für dieses Seminar eingetragen wurden.

Schließen Sie die Anlage mit einem Klick auf den grünen Haken ab. Nachdem alle Veranstaltungen eingegeben wurden, erhalten Sie einen Überblick über den Ablauf des Seminars.

Finanzen

Anhand der Reiter „Leistungen“ und „Finanzen“ erfolgt im späteren Verlauf die Abrechnung der Teilnehmer. Hierfür existiert eine eigene Anleitung namens „Das Rechnungswesen im SeminarManager“.

Zum Zeitpunkt der Anlage des Seminars können verschiedene Vorgaben hinterlegt werden. Klicken Sie auf „Finanzen“ > „Teilnehmer/innen“, um für dieses Seminar eine Abrechnungsart vorzugeben. Bei Anmeldung der Teilnehmer wird diese Abrechnungsart übernommen. Falls Sie mit den Feldern „Anzahlung“ und „Gebühr“ arbeiten, können hier ebenfalls die Vorgaben in den gleichnamigen Feldern hinterlegt werden. Bzgl. der Gebühr wird das Feld „Gebühr 1“ automatisch auf einen Teilnehmer übernommen.

Standardmäßig wird die Preiskategorie, anhand der ein Teilnehmer abgerechnet wird, aus dessen zugehöriger Adresse übernommen. Alternativ kann die Preiskategorie einer Teilnahme auch aus der Finanzkonfiguration des Seminars übernommen werden. Die entsprechende Einstellung finden Sie in den Programmeinstellungen, welche Sie über „Einstellungen“ > „Grundlagen“ > „Programmeinstellungen“ öffnen können.

Sie haben anschließend die Auswahl zwischen den Optionen „Seminar“ und „Adresse“.

Hauswirtschaft

Sollte das Seminar in Ihrem Haus stattfinden, können die Ressourcen und die Verpflegung über den Reiter „Hauswirtschaft“ hinterlegt werden. Für das Seminar kann hier eine Belegung im HausManager angelegt werden.

hinweis

Im Standard wird bei Seminaranlage automatisch eine Belegung mit angelegt. Das Programm geht davon aus, dass Seminare in Ihrem Haus stattfinden.

Dieses Verhalten können Sie hier deaktivieren: „Einstellungen“ > „Grundlagen“ > „Programmeinstellungen“ > „SeminarManager“ > „Seminare“ > „Verhalten“ > „Belegung automatisch mit Seminar anlegen“ - diese Einstellung muss auf „nein“ gestellt werden.

Nach dem Verändern dieser Einstellung muss eine Belegung jeweils manuell zu dem Seminar angelegt werden. Dies wird nachfolgend beschrieben.

Geben Sie die Vorgaben für die Belegung ein. Dazu gehört die Angabe, wann die Teilnehmer an- und abreisen und welche Verpflegung für das Seminar vorgesehen ist.

Sie können die Verpflegung einstellen, indem Sie zunächst die benötigten Standard-Mahlzeiten anklicken. Ein aktivierter Schalter wird hellblau hinterlegt. Anhand der Standard-Mahlzeiten und der An- und Abreise wird die erste und letzte Mahlzeit eingetragen. Außerdem können Küchenbemerkungen zu dem Seminar hinterlegt werden. Klicken Sie abschließend unter „Anbindung an HausManager-Belegung“ auf den Plusschalter, um eine Belegung gemäß den von Ihnen getätigten Vorgaben anzulegen. Danach ist der Plusschalter inaktiv und die Belegungsnummer wird angezeigt.

Ernährungsformen

Mithilfe der Ernährungsformliste können Sie die von Ihnen definierten Ernährungsformen für das Seminar verwalten. Wenn das Häkchen bei „Manuelle Bearbeitung“ nicht gesetzt ist, dann ist die direkte Bearbeitung der Liste gesperrt und die Ernährungsformen werden aus den Teilnehmerangaben ermittelt. Für mehr Informationen über die Ernährungsformen lesen Sie bitte den Artikel Küche und Verpflegung.

Soll-/Ist-Abgleich

Welche Teilnehmerzahl wird nun an die Belegung (und damit an die Hauswirtschaft) übermittelt? Bei Anlage eines Seminars haben sich noch keine Teilnehmer angemeldet. Damit das Küchenteam trotzdem planen kann, gibt es im SeminarManager den Soll-/Ist-Abgleich.

Der SeminarManager überträgt die kalkulierte Teilnehmerzahl (siehe „TN-Zahlen“ > Feld „kalkuliert“) in die Belegung. Anhand dessen werden die benötigten Mahlzeiten errechnet. Es wird zunächst also mit Soll-Werten gearbeitet.

Der SeminarManager schaltet zwei Wochen vor Seminarbeginn um und übermittelt die korrekte Teilnehmerzahl an die Belegung. So erhalten Hauswirtschaft und Küche rechtzeitig aktuelle Zahlen auf allen Übersichten. Dies geschieht durch den Ist-Abgleich. Der Ist-Abgleich wird automatisch jede Nacht bzw. beim ersten Starten des Programms durchgeführt (Stapelläufe). Wann der erste Ist-Abgleich für ein Seminar durchgeführt wird, erkennen Sie im Feld „Ist-Abgleich ab:“ unter dem Reiter „Hauswirtschaft“.

info

In den Programmeinstellungen kann unter „Grundeinstellungen“ > „Abgleich Belegung - Seminar“ > „Zeitpunkt für Ist-Abgleich“ eingestellt werden, ab wann die Ist-Daten eines Seminars an die Hauswirtschaft übermittelt werden sollen. Standardmäßig geschieht dies zum ersten Mal zwei Wochen vor Seminarbeginn.

Ressourcenzuteilung (Zimmer, Räume, Technik)

Für die Ressourcenzuteilung existiert die Anleitung Ressourcenplan im Bereich „HausManager“. Die Funktionalität unterscheidet sich nicht von der im SeminarManager.

wichtig

Es können nur dann Ressourcen zugeteilt werden, wenn für das Seminar unter „Hauswirtschaft“ eine Belegung angelegt wurde. Dies geschieht standardmäßig automatisch bei Seminaranlage.

Weitere Seminarinformationen

Unter dem Karteireitern „Intern“ können weitere Informationen zu einem Seminar hinterlegt werden.

• Der Inhalt des Feldes „Wichtiges“ wird in einem Popup angezeigt, wenn das Seminar geöffnet wird.
• Es kann ein Dokumentenpfad hinterlegt werden, in dem alle externen Dateien zu dem Seminar abgelegt sind.
• Für dieses Seminar können explizite Zugriffsrechte eingestellt werden (Bearbeiten, Löschen, Verwalten), sodass nicht jeder Mitarbeiter im SeminarManager Zugriff auf dieses Seminar hat. Weitere Infos dazu finden Sie in der Anleitung „Benutzer und Rechte“.
• Sollte eine Seminarkategorie für Ihre Bedürfnisse nicht ausreichen, können unter „Intern“ noch bis zu sechs weitere Kategorien parallel vergeben werden. Die verschiedenen Kategorien können im Menü unter „Einstellungen“ > „SeminarManager“ > „weitere Seminarkategorien“ angelegt werden.
• Der Haken „Online“ gibt das Seminar für SEMINARE.OnlineBuchen frei und wird damit auf Ihre Webseite übertragen.

Unter „Texte“ können weiterhin bis zu zehn Textfelder mit Informationen gefüllt werden. In den Programmeinstellungen können die Namen der Felder angepasst werden. So können Sie z. B. das Feld „Freitext 1“ in „Zuschussgeber“ umbenennen. So weiß jeder Mitarbeiter, welche Information in dieses Feld eingetragen werden muss. Öffnen Sie zum Umbenennen der Felder in den Programmeinstellungen die „Bildschirmmasken-Vorgaben“ > „SeminarManager“ > „Seminar“.

Außerdem kann an dieser Stelle mit Textbausteinen gearbeitet werden. Definieren Sie Textblöcke, damit Sie ähnliche Notizen nicht in jedem Seminar erneut eingeben müssen. Sie können diese Textblöcke je Freifeld über den Schalter mit dem T aufrufen und auswählen.

info

Die Textblöcke werden unter „Einstellungen“ > „Grundlagen“ > „Bezeichnungen“ vordefiniert. Die Bezeichnungsgruppe (unten links) muss auf das jeweilige Seminar Freitextfeld gestellt werden.

Seminarteilnehmer

Die Teilnehmerliste

Nach dem Öffnen bzw. Anlegen eines Seminars ist automatisch der erste Karteireiter „Teilnehmer“ ausgewählt.

Um zu der Detailseite eines Teilnehmers zu wechseln, klicken Sie auf den Datensatzmarker (das Dreieck) am Beginn einer Zeile.

Die Teilnehmerliste selbst gibt einen Überblick über alle aktuell angemeldeten Teilnehmer. Der Status eines Teilnehmers ist in der Spalte „Status“ zu sehen. Der Status „A“ steht für „Angemeldet“, „AD“ steht für „Angemeldeter Dozent“.

info

In der Standardansicht werden nur Teilnehmer angezeigt, die angemeldet sind. Unten links befindet sich eine Auswahlbox namens „Anzeige“, in der eingestellt werden kann, welche Teilnehmer nach Teilnehmerstatus angezeigt werden sollen. Wählen Sie bspw. „Alle Adressen“, um auch die Teilnehmer angezeigt zu bekommen, die auf der Warteliste stehen.

In der Teilnehmerliste ist außerdem ersichtlich, welche Anzahlung, Gebühr, Preiskategorie oder Abrechnungsart pro Teilnehmer eingestellt ist. Diese Felder werden beim Thema „Rechnungswesen“ genauer erklärt.

Die fünf Häkchenfelder am Ende der Zeile haben folgende Bedeutung:

• ÜN: Der Teilnehmer übernachtet. Beim Entfernen des Häkchens kann keine Zimmerzuteilung mehr vorgenommen werden.
• Be: Der Teilnehmer wird über den Bankeinzug abgerechnet. Dies funktioniert über das SEPA-Modul. Der Haken kann nur gesetzt werden, wenn eine gültige Bankverbindung hinterlegt wurde.
• Ag: Der Teilnehmer wurde abgerechnet. Der SeminarManager setzt den Haken automatisch, wenn dem Teilnehmer eine Rechnung geschrieben wurde. So können Sie sehen, welche Rechnungen noch nicht erstellt wurden. Ist der Haken gesetzt, kann für den Teilnehmer keine weitere Rechnung erstellt werden.
• In, Out: Der Teilnehmer hat ein- bzw. ausgecheckt. Die Haken können in Verbindung mit der Maske „Rezeption“ genutzt werden.

Sie finden unterhalb der Teilnehmerliste eine Box „Berichte“, über welche die Teilnehmerliste ausgedruckt werden kann. Hier stehen viele vorgefertigte Berichte zur Verfügung. Sie haben außerdem die Möglichkeit, über den DokumentenManager selbst Listen, Serienbriefe oder Serien-E-Mails zu erstellen. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Anleitung zum DokumentenManager.

Vor der ersten Spalte „Anrede“ finden Sie in der Teilnehmerliste außerdem noch eine Spalte zur Auswahl von Teilnehmern (Häkchenfelder). Diese Häkchen sind dafür gedacht, eine Selektion für den DokumentenManager zu treffen.

Bei Erstellung eines Serienbriefes für das Seminar (Anmeldebestätigung, Zertifikat, …) werden automatisch alle Teilnehmer nach Word übergeben, die Sie in der Liste sehen. Sollten Sie einen Serienbrief aber nur für einige wenige Teilnehmer erstellen wollen, so setzen Sie einfach den Haken bei den entsprechenden Teilnehmern. Der Serienbrief wird dann nur für die Teilnehmer erstellt, die mit dem Haken markiert wurden.

info

Wenn kein Teilnehmer mit dem Haken markiert wurde, werden automatisch alle Teilnehmer nach Word/Excel/Outlook übergeben. Der Haken wird in der Datenbank gespeichert. Wenn Sie das Seminar verlassen, bleibt Ihre Auswahl somit bestehen.

Über das Häkchenfeld in der Kopfzeile können alle Teilnehmer mit einem Mal markiert bzw. demarkiert werden.

Die Gesamtzahl aller Teilnehmer, die sich auf der Teilnehmerliste befindet, wird unter dem Karteireiter „TN-Zahlen“ in dem Kasten „Ist-Werte“ angezeigt.

Hinzufügen von Seminarteilnehmern

Bevor Sie Teilnehmer aus dem Adressstamm des SeminarManagers zuteilen können, müssen Sie diese erfasst haben. Selbstverständlich können Sie auch im Rahmen des Anmeldeprozesses eine neue Adresse anlegen.

Zur Anmeldung von Teilnehmern zu dem Seminar klicken Sie bitte unten rechts auf „Adressen zum Seminar anmelden“. Direkt daneben befindet sich der Schalter zum Löschen einer Teilnahme.

Es öffnet sich eine neue Maske „Seminaranmeldung“. Hierüber können beliebige Adressen einem oder auch mehreren Seminaren zugordnet werden. Zum Suchen einer Adresse hinterlegen Sie im Eingabefeld „Adresse suchen:“ den entsprechenden Suchbegriff, beispielsweise den Namen der Person, und rufen die Suche über den Plusschalter (1) auf. Über den Plusschalter (2) können Sie nach weiteren Seminaren suchen, um die Personen gleich mehreren Seminaren zuzuordnen.

Nachdem Sie eine Person herausgesucht und angeklickt haben, erscheint Sie unter „Adressen“. Bitte stellen Sie den gewünschten Status ein, mit dem die Person in das Seminar übernommen werden soll.

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In den Programmeinstellungen kann eingestellt werden, welchen Anmeldestatus der SeminarManager an dieser Stelle vorschlagen soll. Sie finden den Punkt im Menü unter „Einstellungen“ > „Grundlagen“ > „Programmeinstellungen“ und dort unter „SeminarManager“ > „Seminarteilnehmer“ > „Vorgaben“.

Sie können alle Adressen heraussuchen, die sich zu dem Seminar angemeldet haben und abschließend auf den Haken klicken. Dann werden die Personen als Teilnehmer in das Seminar übernommen.

Beim Suchen einer Adresse kann es natürlich vorkommen, dass die Adresse noch nicht im SeminarManager erfasst ist. Sie müssen den Vorgang an dieser Stelle aber nicht abbrechen und in den Adressstamm wechseln, um die Adresse einzugeben.

Im Suchfenster, das sich öffnet, nachdem Sie nach einer Adresse gesucht haben, wird unten rechts ein Plusschalter angezeigt. Über ihn können Sie eine neue Adresse anlegen. Diese neue Adresse wird dann direkt als Teilnehmer übernommen.

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An dieser Stelle stehen leider nicht alle Felder zur Verfügung, die normalerweise bei der Neuanlage einer Adresse eingegeben werden können. Hier handelt es sich nicht um einen Fehler, sondern um eine technische Limitierung.

Unbekannte Teilnehmer

Das Anmelden von unbekannten Teilnehmern ist sinnvoll, wenn bereits Anmeldungen vorgenommen wurden, aber Ihnen noch keine Namen vorliegen (z. B. Anmeldung von 5 Teilnehmern über den Arbeitgeber). Der SeminarManager legt bei dieser Funktion beliebig viele Personen mit dem Namen unbekannt als Platzhalter an, die später überschrieben werden können.

Klicken Sie unter dem Reiter „TN-Zahlen“ auf den Schalter „Unbekannte Teilnehmer anmelden“ und geben Sie die gewünschte Anzahl ein. Der SeminarManager trägt nun entsprechend viele Personen in der Teilnehmerliste ein.

Für unbekannte Teilnehmer kann außerdem ein Geschlecht und ein Herkunftsort hinterlegt werden. Außerdem ist die Zuornung eines Arbeitgebers bzw. Rechnungsempfängers möglich. Diese Eingaben sind sinnvoll, wenn Sie zu den Teilnahmen i. d. R. keine weiteren persönlichen Daten erhalten. Die Teilnahmen werden dann statistisch nach Geschlecht und Herkunft getrennt. Bei Abrechnung werden die Leistungen automatisch dem Rechnungsempfänger in Rechnung gestellt.

Familienanmeldung

Im SeminarManager können Adressen untereinander verknüpft werden (Arbeitgeber, abweichender Rechnungsempfänger, Familienmitglieder). Wenn Sie die Familienverknüpfungen nutzen, kann bei der Seminaranmeldung aktiviert werden, dass jeweils die ganze Familie zu einem Seminar angemeldet wird. Es genügt dann, auf der Anmeldemaske nach einem Familienmitglied zu suchen, um alle Familienmitglieder anzumelden.

Setzen Sie dazu einfach den Haken „Familie anmelden“ auf der Maske Seminaranmeldung.

Duplizieren der Teilnehmerliste

Die Funktion Duplizieren der Teilnehmerliste ist sinnvoll, wenn bereits alle Termine einer Seminarreihe angelegt sind. Die Teilnehmer sind im Seminar 1 erfasst und sollen nun auf alle anderen Kurse übertragen werden. Es geht bei der Funktion also darum, nicht das gesamte Seminar zu kopieren, sondern lediglich die Teilnehmerliste in einen anderen Kurs zu übernehmen. Klicken Sie dazu auf den Schalter „Teilnehmer duplizieren“ unter der Teilnehmerliste.

Es öffnet sich direkt das Fenster „Seminar suchen“. Nachdem Sie ein Seminar gesucht/ausgewählt haben, erhalten Sie noch einmal eine Übersicht darüber, welche Teilnehmer mit welchem Status dupliziert werden.

Sie haben nun die Möglichkeit, in der oberen Zeile „Nach Seminar:“ das Zielseminar zu ändern, falls Sie im vorherigen Schritt versehentlich ein falsches Seminar ausgewählt haben. Über die zwei Häkchenfelder „Zimmer übernehmen“ und „Leistungsliste übernehmen“ kann jeweils entschieden werden, ob diese Informationen in das neue Seminar übernommen werden sollen.

Mit dem Haken wird die Durchführung daraufhin bestätigt.

Datenschutz/DSGVO

Informationen rund um das Thema Datenschutz/DSGVO, sowie eine Einführung zu den DSGVO-Feldern finden Sie im Bereich „Allgemeines“ im Artikel Datenschutz und DSGVO.

Duplizieren eines Seminars

Wenn ein Seminar noch einmal stattfindet oder eine Seminarreihe angelegt werden soll, kann die Funktion „Seminar duplizieren“ genutzt werden. Diese Funktion bietet Ihnen nicht nur die Möglichkeit, eine Eins-zu-Eins-Kopie eines Seminars zu erstellen. Es stehen Ihnen umfangreiche Einstellungen zur Verfügung, um z. B. bestimmte Bereiche des Seminars vom Kopiervorgang auszunehmen oder automatisch Terminvorschläge für die neuen Seminare zu erhalten. Sie werden außerdem gewarnt, wenn das neue Seminar an dem Wunschtermin nicht stattfinden kann, etwa weil der Dozent nicht verfügbar ist.

Der Schalter zum Kopieren eines Seminars befindet sich auf der Seminarmaske unten rechts. Mit einem Klick darauf öffnet sich die Maske „Seminar duplizieren“.

Im oberen Bereich der Maske können die Einstellungen für das Kopieren eines Seminars hinterlegt werden. Im unteren Bereich erhalten Sie eine Vorschau aller neuen Seminartermine. Die Seminare werden mit einem Klick auf den grünen Haken unten rechts angelegt.

Einstellungen

Im oberen Bereich stehen Ihnen drei Karteireiter zur Verfügung: „Seminare“, „Termine“ und „Optionen“.

Stellen Sie unter „Seminare“ zunächst ein, welche Seminarnummer, Kurzbezeichnung etc. das neue Seminar haben soll. Möchten Sie eine Reihe anlegen, so wählen Sie unter „Variante“ den Punkt „Seminarreihe“. In diesem Fall versieht der SeminarManager die neuen Seminare mit einer laufenden Nummer, die an die Seminarnummer angehängt wird. Außerdem wird eine Seminarreihe angelegt, zu der alle neuen Seminare gehören.

Soll ein dupliziertes Seminar auch im Internet angezeigt werden, können Sie einen Haken bei „Online“ setzen. Haben Sie die Vorschau erstellt, so ist das Häkchen auch nochmal bei dem zu erstellenden Seminar zu sehen. Durch den Haken bei „Online“ wird das Seminar für SEMINARE.OnlineBuchen berücksichtigt. (Siehe obiger Screenshot)

info

Die Unterscheidung „einzeln“/„aufbauend“ hat keine technischen Auswirkungen. Es handelt sich hier lediglich um eine Information. Findet ein Einzelseminar mehrere Male im Jahr statt oder handelt es sich um eine Kursreihe?

Wechseln Sie dann auf den Reiter „Termine“.

Termine

Hier kann ein neuer Termin unter „Beginn“ und „Ende“ hinterlegt werden.

Möchten Sie eine Reihe anlegen, so kann Ihnen der SeminarManager automatisch Termine für die kommenden Seminare vorschlagen. Bitte gehen Sie folgendermaßen vor:

• Wählen Sie im linken Bereich einen Intervall („Einmalig“, „Täglich“, „Wöchentlich“, „Monatlich“).
• Stellen Sie unter „Beginn“ und „Ende“ ein, in welchem Zeitraum die Seminare stattfinden sollen. Es geht hier NICHT um einen Termin, sondern um den Start- bzw. Endpunkt der Reihe. Unter „Max. Anzahl Seminare“ kann weiterhin festgelegt werden, dass in dem Zeitraum nicht mehr als x Seminare angelegt werden sollen.
• Legen Sie dann das Intervall fest. Hier stehen verschiedene Funktionen zur automatischen Vergabe von Terminen zur Verfügung.

Wechseln Sie dann auf den Reiter „Optionen“.

Optionen

Im dritten Schritt muss noch angegeben werden, welche Detaildaten kopiert werden sollen und welche nicht. Setzen Sie einfach einen Haken bei den Punkten, die in das neue Seminar kopiert werden sollen.

Im rechten Bereich namens „Konflikte anzeigen“ kann eingestellt werden, in welchem Fall der SeminarManager eine Zeitraumwarnung anzeigen soll. Liegt ein neuer Seminartermin voraussichtlich am Wochenende? Überschneidet sich der Termin mit einem Kalendermemo (z. B. „Renovierung“ oder „Feiertag“)?

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Kalendermemos können unter „HausManager“ > „Belegungskalender“ angelegt werden und sind daraufhin im ganzen Programm sichtbar (z. B. im Zeitplan und im Ressourcenplan). Weitere Informationen dazu finden Sie in der Anleitung „Belegungsübersichten“ (unter „HausManager“).

Klicken Sie abschließend auf den Schalter „Seminar zur Vorschau hinzufügen“, um alle Termine im unteren Bereich anzeigen zu lassen.

Seminarvorschau

Der Klick auf den Schalter „Seminar zur Vorschau hinzufügen“ legt alle Termine an, die nach den unter „Termine“ eingegebenen Kriterien möglich sind. Hierbei kann es sich um einen oder mehrere Termine handeln.

Die Seminare sind bis zu diesem Moment noch nicht angelegt. Die Vorschau bietet Ihnen die Möglichkeit, auf Terminüberschneidungen zu reagieren und grundlegende Korrekturen vorzunehmen.

In der ersten Spalte der Vorschau werden Konflikte angezeigt, wenn folgende Kriterien zutreffen:

• Das Seminar liegt an einem Wochenende/Wochentag oder überschneidet sich mit einem Kalendermemo (einstellbar in den „Optionen“).
• Der Dozent ist an dem neuen Termin nicht verfügbar, weil er entweder einem anderen Seminar zugeteilt ist oder eine Sperrzeit eingetragen wurde.
• Der Seminarraum ist im neuen Zeitraum bereits belegt.

Die ersten beiden Punkte dienen lediglich als Information und verändern nichts, wenn Sie das Seminar trotzdem anlegen möchten. Ein Dozent kann bspw. trotz Warnung an mehreren Seminaren gleichzeitig teilnehmen. Punkt drei bewirkt, dass der zugehörige Seminarraum nicht mitkopiert wird. Für das Seminar muss nach dem Kopiervorgang ein neuer Raum zugeteilt werden.

Die anderen Spalten in der Vorschau können an dieser Stelle noch bearbeitet werden. Fällt Ihnen an dieser Stelle auf, dass ein Seminar besser eine Woche später stattfinden soll, so geben Sie den neuen Zeitraum einfach in den Spalten „Von“ und „Bis“ ein. Sie können mit dem Plusschalter außerdem jederzeit weitere Termine zur Vorschau hinzufügen.

Mit einem Klick auf den Haken-Schalter unten rechts werden die Seminare aus der Vorschau angelegt. Der Papierkorb löscht das mit dem Datensatzmarker markierte Seminar aus der Vorschau. Mit dem Türchen-Schalter brechen Sie die Aktion ab, womit alle Seminare aus der Vorschau verworfen werden.

info

Auf der Maske „Seminarreihe“ kann die Funktion „Seminarreihe duplizieren“ aufgerufen werden. Die Funktionalität ist nahezu identisch, nur dass der Reiter „Termine“ nicht zur Verfügung steht. Geben Sie die Termine der Seminare einer Reihe direkt in der Vorschau ein. Gleiches gilt für Änderungen an der Seminarnummer oder am Titel.