Elektronischer Aushang

Mit dem Elektronischen Aushang werden die Informationen des Haus- und SeminarManagers auf einem Bildschirm im Empfang dargestellt. Es handelt sich um eine Schnittstelle zu Microsoft PowerPoint.

Begrüßen Sie die anreisenden Gruppen. Informieren Sie darüber, welche Seminare in welchen Seminarräumen stattfinden. Im Grunde genommen können alle in den Haus- und SeminarManager eingegebenen Daten in einer PowerPoint-Präsentation angezeigt werden. Wenn Raumzuteilungen oder Seminare im SeminarManager geändert werden, werden die Änderungen direkt übertragen und auf dem Bildschirm angezeigt. Sprich: Sie müssen die Präsentation nicht bearbeiten und neu starten. Sie ändern lediglich die Daten im Haus- und SeminarManager. Die Präsentation passt sich an!

Im folgenden Video werden die Funktionen des Moduls vorgestellt.

Systemvoraussetzungen

Um den Elektronischen Aushang nutzen zu können, benötigen Sie folgende Komponenten:

• Netzwerkfähigen Rechner mit der Vollversion Microsoft PowerPoint 2007, 2010 oder 2013
• Bildschirm, der mit dem Rechner verbunden ist
• PowerPoint-Addin „Elektronischer Aushang“

An diesem Rechner muss der Haus- und SeminarManager nicht installiert sein. Es wird jedoch eine Netzwerkverbindung benötigt, damit eine Verbindung zum Datenserver hergestellt werden kann.

Das Handling in der Praxis

Wir vereinbaren mit Ihnen einen Termin, um über den Inhalt der Präsentation zu sprechen. (Beispiel: Welche Seminare sollen angezeigt werden?). Daraufhin werden wir die Folien für Sie in Ihrer vorhandenen Präsentation anlegen. Danach wird der Elektronische Aushang bei Ihnen eingerichtet.

Sie können Ihre Präsentation nach der Ersteinrichtung mit den vorhandenen PowerPoint-Funktionen bearbeiten und formatieren (Beispiel: Schriftart, Effekte, Hintergrund, etc.). Ist die Präsentation fertig eingerichtet, können Sie diese starten und laufen lassen.

Funktionsweise

Nachfolgend wird eine Beispielfolie für eine Begrüßung gezeigt. Auf dieser Folie sind die von uns eingefügten Informationen/Felder „heute“, „KUGruppe“ und „KUBetreuer“ dargestellt. Es werden alle anreisenden Gruppen des jeweiligen Tages angezeigt.

Starten Sie die Präsentation, werden die Felder mit dem Inhalt ersetzt. Bei heute wird das aktuelle Datum angezeigt. Bei KUGruppe wird der Name1 und Name2 des Kunden angezeigt. Beim KUBetreuer wird der Betreuer der Belegung angezeigt.

In diesem Beispiel können maximale sechs Gruppen angezeigt werden.

• Reisen heute nur zwei Gruppen an, werden diese in den ersten beiden Zeilen dargestellt. Die nicht verwendeten Platzhalter sind während der Präsentation nicht zu sehen.
• Reisen heute sechs Gruppen an, sind alle Platzhalter belegt.
• Reisen heute zehn Gruppen an, werden zunächst sechs von den zehn Gruppen angezeigt. Ist die Folienzeit abgelaufen, wird die Folie erneut mit den vier verbleibenden Gruppen aufgerufen.

Beenden Sie die laufende Präsentation, sind wieder die Platzhalter zu sehen.

Beispielfolien

Beispiel 1 - Wir begrüßen heute

Unter dem Punkt „Handling in der Praxis“ > „Funktionsweise“ wurde die folgende Folie beschrieben. Wie Sie sehen, werden die Platzhalter nicht angezeigt, sondern lediglich der Inhalt (wenn vorhanden).

Beispiel 2 - Zimmerbelegung

In diesem Beispiel sind die aktuellen Belegungen pro Zimmer zu sehen.

Beispiel 3 - Demnächst (Seminare)

In diesem Beispiel werden die Seminare der nächsten 90 Tage angezeigt. In dieser Beispielfolie können maximal 20 Seminare dargestellt werden, wobei der Zeitraum und die Anzahl der dargestellten Seminare angepasst werden kann. Somit können bspw. auch die Seminare der nächsten 300 Tage und maximal 100 Seminare angezeigt werden.

Beispiel 4 - Hausbelegung

In diesem Beispiel sind die aktuellen Belegungen pro logischer Ressource zu sehen.

Beispiel 5 - Raumbelegungen

In diesem Beispiel werden die Raumzuteilungen angezeigt. Unterhalb der Raumbezeichnung werden die Zeiträume angezeigt.

• Wird wie in diesem Beispiel „bis 15:00 Uhr“ angezeigt, bedeutet das, dass die Zuteilung heute endet und an einem anderen Tag begonnen hat.
• Wird wie in diesem Beispiel „10:00 bis 15:00 Uhr“ angezeigt, bedeutet das, dass die Zuteilung nur heute ist.
• Wird wie in diesem Beispiel „bis zum 01.09.2015“ angezeigt, bedeutet das, dass die Raumbelegung an einem vergangenen Tag oder heute begonnen hat und in der Zukunft (am 01.09.2015) endet.
• Wie der Zeitraum angezeigt wird oder welche Räume angezeigt werden, ist Definitionssache. Es kann bspw. auch festgelegt werden, dass die Louge in der Präsentation nicht angezeigt werden soll, obwohl diese im Ressourcenplan zugeteilt ist.

Information

In den oben dargestellten Präsentationen können weitere Informationen (Felder) hinzugefügt werden. Das ergibt sich im Erstgespräch, bevor wir Ihnen die Felder in Ihre Präsentation einbauen. Wir können auf alle im Haus- und SeminarManager eingegebenen Daten zugreifen. Daher können unabhängig von obigen Beispielpräsentationen weitere Präsentationen erstellt werden. Geben Sie uns bitte kurz Bescheid, wenn Sie dazu Fragen haben.