Kartenzahlung (EC-Cash)

Bargeldloses Zahlen ist in vielen alltäglichen Abläufen zum Standard geworden. Eine Statistik aus dem Jahr 2011 zeigte auf, dass über 40 Prozent aller Einkäufe mit Karten gezahlt wurden. Immer öfter werden dabei auch kleine Beträge an der Kasse mit der Karte gezahlt. Die Zeiten, in denen Kunden große Bargeldsummen mit sich geführt haben, scheinen vorbei zu sein. Mit dem Modul Kartenzahlung im Haus- und SeminarManager können Sie Ihren Kunden jetzt die Möglichkeit bieten, Rechnungen per Kartenzahlung zu begleichen.

Wir empfehlen Ihnen die Kapitel dieser Anleitung vom Anfang bis zum Ende durchzuarbeiten. In den einzelnen Kapiteln wird die Einrichtung des Haus- und SeminarManagers für Kartenzahlungen erklärt und die Nutzung im Programm erläutert. Die Unterschiedlichen Zahlungsarten und deren Bedeutung werden Ihnen dabei näher erläutert. Die verwendeten Bezeichnungen und Daten beziehen sich nicht auf die Realität. Übereinstimmungen mit Daten und Bezeichnungen in Hoteleinrichtungen und anderen Unternehmen im Gastgewerbe sind zufällig und nicht beabsichtigt.

Im letzten Kapitel der Anleitung finden Sie Antworten zu Fragen bezüglich der Hardware und die Verwendung für Kartenlesegeräte im HausManager, außerdem Verweise auf Hilfe- und Supportadressen.

Electronic Cash in Ihrem Unternehmen

Ein Kartenlesegerät alleine macht natürlich noch lange keinen Zahlungsablauf in Ihrer Einrichtung aus. Prinzipiell lässt sich ein Kartenlesegerät natürlich auch komplett ohne Softwareunterstützung bedienen. Um den Vorgang der Zahlung für Sie und den Kunden möglichst einfach zu halten, wurde das Modul Kartenzahlung für den Haus- und SeminarManager entwickelt. Egal ob es sich um die Zahlung einer Rechnung für die Übernachtung oder eine Quittung in Ihrem Restaurant- bzw. Kioskbereich handelt, der Kunde zahlt diese mit seiner Karte und die Zahlung wird im Haus- und SeminarManager erfasst

Installation und Systemvoraussetzungen

Bitte installieren Sie zur Nutzung des Moduls Kartenzahlung das aktuelle Update des Haus- und SeminarManagers. Um das Modul nutzen zu können, muss es zuvor freigeschaltet werden. Für die Freischaltung benötigen Sie eine entsprechende Lizenzdatei. Diese wird Ihnen von unseren Mitarbeitern erstellt und zugesendet, wenn Sie das Modul erworben haben.

Die Nutzung des Moduls Kartenzahlung setzt die Installation eines Haus- und SeminarManagers in der Version 5.0 voraus. Für das Modul gelten daher die Systemvoraussetzungen der Haus- und SeminarManager Programmversion.

Neben den Systemvoraussetzungen für die Software bzw. den Haus- und SeminarManager, setzt die Übergabe von Zahlungen an ein Kartenlesegerät auch auf Geräteseite einige Punkte voraus. Kartenlesegeräte können im Haus- und SeminarManager nur angesprochen werden, wenn diese den sogenannten ZVT-Standard unterstützten. Die meisten Hersteller von Kartenlesegeräten in Deutschland haben sich zu einem Verband der Terminalhersteller zusammengeschlossen.

Auf der Internetseite www.terminalhersteller.de können Sie prüfen, ob der Hersteller Ihres Kartenlesegeräts in diesem Verband ist und entsprechende Geräte mit Unterstützung von Zahlungsübergaben anbietet. In der Regel werden von den Herstellern unterschiedliche Verbindungsarten unterstützt.

Neben der Verbindung über die serielle Schnittstelle des PCs oder einer Verbindung über das Netzwerk, bieten einige Hersteller auch Verbindungen über die USB-Schnittstelle an. Da diese Verbindung jedoch nicht standardisiert ist, bitten wir Sie, mit unserer Hotline Kontakt aufzunehmen, um entsprechende Details zur Verbindung über den USB-Anschluss zu klären.

Einrichtung im Haus- und SeminarManager

Anpassung von Programmeinstellungen

Für die Verbindung des Haus- und SeminarManagers zu Ihrem EC-Kartenlesegerät müssen im Programm einige Einstellungen hinterlegt werden. Da jedes Gerät unterschiedlich kommuniziert, müssen die Verbindungsparameter speziell für Ihr Gerät eingegeben werden. Diese Einstellungen erhalten Sie von unserer Hotline, bzw. werden bei der Ersteinrichtung des Moduls hinterlegt. Neben den Verbindungseinstellungen benötigen Sie außerdem das Gerätepasswort und Sie müssen den verwendeten Verbindungstyp auswählen.

Einrichtung der Zahlungsarten

Im Haus- und SeminarManager wird die Übergabe der Zahlungsbeträge an ein Kartenlesegerät über die Zahlungsart gesteuert. Im Reiter „Einstellungen“ > „Rechnungswesen“ > „Zahlungsarten“, können Sie festlegen, welche Zahlungsart für EC-Kartenzahlungen (EC) und welche Zahlungsart für Kreditkartenzahlungen (CC) verwendet werden soll.

In der untersten Zeile können Sie weitere Zahlungsarten anlegen. Tippen Sie hierzu einfach eine neue Bezeichnung ein.

Zahlungen im Haus- und SeminarManager

Bei Kartenzahlungen gibt es prinzipiell vier unterschiedliche Zahlungsarten: Electronic Cash Online, Electronic Cash Chip, Lastschriftverfahren und Kreditkartenzahlungen. Jede dieser Zahlungsarten führt am Ende zum gleichen Ziel. Allerdings hat jede der Zahlungsarten ihre Eigenheiten. Zahlungen über Electronic Cash Online/Chip und Lastschriftverfahren laufen dabei immer über Girocard und Kreditkartenzahlungen über die unterschiedlichen Kreditkarten. Außerdem unterscheiden sich die Zahlungssicherheiten bzw. die Zusicherung, dass Sie wirklich ihr Geld erhalten.

Der eigentliche Ablauf der Zahlung im Haus- und SeminarManager ist dabei wie folgt: Über die Zahlungsart wählen Sie aus, welche Art der Karte verwendet werden soll (EC, CC). Der Betrag der Zahlung wird an das Kartenlesegerät übergeben, wobei direkt das Limit für Lastschrift und PIN Verfahren berücksichtigt wird. In der Wartemeldung wird darauf hingewiesen, die Anzeigen auf dem Display des Bezahlterminals zu beachten.

Dort wird der Betrag angezeigt mit der Bitte, die Karte einzuschieben. Die Karte wird vom Kartenlesegerät geprüft und die Zahlung je nach Zahlungsmodus direkt durchgeführt oder die PIN-Eingabe verlangt. Das Gerät baut nun eine Verbindung zum Provider auf und führt die Transaktion durch (nicht bei Lastschriftverfahren).

Über den Drucker des Kartenlesegeräts wird ein Beleg mit den Terminaldaten, Zahlungsverfahren und dem Betrag der Zahlung ausgegeben. Im HausManager erhalten Sie sobald die Zahlung erfolgt ist eine Meldung und ein Zahlungseingang für die Rechnung bzw. den Kassenbeleg wird erstellt.

Zahlungen über Girocard

Wie bereits beschrieben werden bei Kartenzahlungen grundsätzlich zwei Verfahren unterschieden. Zum einen das bekannte Verfahren der Zahlung mit PIN-Eingabe und zum anderen die Zahlung des Betrags über eine Lastschrift. Beide Verfahren haben dabei ihre Vor- und Nachteile. Im Folgenden einige Hinweise zum jeweiligen Verfahren.

Online-Zahlung mit PIN Eingabe

In der Regel wird für die Zahlung über eine Girocard an einem Kartenlesegerät eine PIN-Eingabe verlangt. Das Gerät liest dabei über den Chip oder alternativ den Magnetstreifen die Karte aus und prüft Online die Gültigkeit der Karte bzw. der eingegebenen PIN. Neben den allgemeinen Prüfungen, ob die Person überhaupt berechtigt ist eine Zahlung durchzuführen, wird auch die Bonität des Kunden geprüft. D.h. ist das Konto nicht mit dem entsprechenden Betrag gedeckt (Guthaben des Kontos inkl. Dispokredit und Tageslimit des Kontos), kann die Zahlung nicht ausgeführt werden. Diese Sicherheitseinrichtungen garantieren Ihnen als Händler, dass die Zahlung auf jeden Fall durchgeführt werden kann und das Geld auf Ihr Konto gebucht wird.

Ein Nachteil dieses Verfahrens ist allerdings, dass Gebühren für die Zahlung erhoben werden. Normalerweise werden für eine Zahlung 0,3 % des Umsatzes, mindestens aber 0,08 Euro fällig. Daher legen einige Unternehmen ein Limit für die Zahlung per PIN-Eingabe fest. Dieses Limit verhindert zu hohe Transaktionsgebühren für jeden Zahlungsvorgang. Ab diesem Limit wird der Betrag über eine Lastschrift eingezogen.

Zahlungslimit für Lastschriftverfahren

In den Programmeinstellungen des Haus- und SeminarManagers kann ein Betrag eingegeben werden, ab dem das Lastschriftverfahren zum Tragen kommt. Im Gegensatz zum Online Verfahren mit PIN-Eingabe fallen für Sie keine Gebühren für den Zahlungsvorgang an. Allerdings wird nicht zugesichert, dass das Konto des Kunden soweit gedeckt ist, dass die Zahlung durchgeführt werden kann. Es kann also passieren, dass der Kunde eine Rechnung nicht zahlen kann, da er nicht liquide ist.

Die Zusicherung, dass er die Rechnung zahlen kann, erfolgt hierbei ausschließlich über seine Unterschrift. Über die Einstellung des Limits im HausManager wird während des Zahlungsvorgangs per EC-Karte geprüft, ob das Lastschriftverfahren verwendet werden soll. Je nach Gerätetyp wird auf dem Display angezeigt, dass die Karte eingeschoben werden soll.

Da im Lastschriftverfahren keine PIN-Eingabe erfolgt, wird die Karte direkt wieder entfernt und ein Beleg ausgedruckt. Auf Diesem steht in der Regel als Zahlungsverfahren „ELV-Offline“ mit der Bitte der Bestätigung „Unterschrift umseitig“. Der Kunde muss per Unterschrift die Zahlung bestätigen und bekommt einen zweiten Beleg als Bestätigung der Zahlung ausgehändigt.

Zahlungen über Kreditkarten

Bei Zahlungen über Kreditkarten müssen Sie, wie bei Zahlungen über eine Girocard, Gebühren an den jeweiligen Vertragspartner abführen. Diese Gebühren sind teilweise höher, als bei einer Zahlung per Girocard. Üblich sind Transaktionsgebühren zwischen 1% und 5% des Umsatzes zzgl. einer fixen Transaktionspauschale von 0,10 € bis 0,25€. Die Zahlungssicherheit ist wie bei Zahlungen über PIN-Eingabe direkt gegeben. Einziger Unterschied ist, dass Sie Ihr Geld von der Kreditkartengesellschaft erhalten. Ist der Kunde am Ende des Monats, wenn die Rechnung der Kreditkartengesellschaft gestellt wird, nicht zahlungsfähig, schuldet er den Betrag dem Kreditkartenunternehmen den Betrag und nicht Ihnen. Sie sind somit auf der sicheren Seite und müssen keine weiteren Maßnahmen ergreifen, um den Betrag zu erhalten.

Zahlungen im Kassenmodul

Im Haus- und SeminarManager können EC-Zahlungen an unterschiedlichen Stellen durchgeführt werden. Im Kassenmodul haben Sie die Möglichkeit Bons und Rechnungen über das Kartenlesegerät auszugleichen. Wie bisher tragen Sie die Artikel des Kunden in die Positionsliste ein und klicken anschließend auf „Rechnung erstellen“. Über die Auswahl der Zahlungsart können Sie den zu zahlenden Betrag an das Kartenlesegerät übergeben und die Zahlung ausführen.

Bei der Verwendung eines Bondruckers im Kassenmodul wird eine Quittung für den Kunden erzeugt. Neben dieser Quittung erhält der Kunde zusätzlich den Kundenbon des Zahlungsterminals. D.h. bei einem Zahlungsvorgang behalten Sie den Händlerbon mit der Zahlungsbestätigung ein und drucken für den Kunden einen weiteren Bon aus /kann bei einigen Kartenlesegeräten vom Ablauf her abweichen). Am Ende des Zahlungsvorgangs wird der Zahlungseingang für die Quittung (bzw. Rechnung) angelegt.

Rechnungen über Kartenzahlungen begleichen

Die Zahlung von Rechnungen über Kartenlesegeräte kann direkt aus „Rechnungen“ im Haus- und SeminarManager oder über die Liste der offenen Rechnungen erfolgen. Nach einem Klick auf Zahlungseingang bzw. nach einem Doppelklick auf die offene Rechnung wird das Fenster „Zahlungseingang“ geöffnet. Durch die Auswahl der Zahlungsart können Sie festlegen, welche Art der Kartenzahlung erfolgen soll. Der Betrag wird bei Bestätigung an das Kartenlesegerät gesendet und die Zahlung durchgeführt. Am Ende wird der Zahlungseingang für die Rechnung angelegt.

Im Tagesabschluss des Kassenmoduls werden alle Kartenzahlungen aufgelistet, mit den Details über den Zahlungszeitpunkt und dem verwendeten Terminal. Am Ende eines Tages können Sie so nachvollziehen, welche Bons oder Rechnungen mit dem Kartenterminal gezahlt wurden. Der Tagesabschluss des Kartenlesegeräts mit der Bank ist zurzeit noch nicht als Funktion im HausManager hinterlegt. Diesen müssen Sie über das Kartenlesegerät selbst durchführen.

Fragen und Antworten

Die Einstellungen für das EC-Modul können nicht hinterlegt werden

Nach der Installation des Updates für den Haus- und SeminarManager mit den Komponenten für das Modul EC-Kartenzahlung werden die Einstellungen für das Modul in den Programmeinstellungen bzw. in den Zahlungsarten nicht angezeigt. Dieses Problem können Sie durch eine neue Lizenzdatei beheben. Die Lizenzdatei erhalten Sie von unserem Support, insofern Sie eine Lizenz für das Modul erworben haben.

Die Registrierung kann nicht durchgeführt werden

Vor dem eigentlichen Zahlungsvorgang meldet sich der Haus- und SeminarManager als Kasse am Kartenlesegerät an. Sind die Verbindungsparameter in den Programmeinstellungen nicht korrekt hinterlegt, kann die Verbindung zum Kartenlesegerät nicht aufgebaut werden. In diesem Fall dauert der Registrierungsvorgang etwas länger und meldet am Ende ein Timeout der Verbindung. Bitte schalten Sie in diesem Fall die Protokollierung ein und setzen den Protokollierungslevel auf „Verbose“. So werden alle Kommandos und Rückgaben mitprotokolliert.

Ein weiterer Grund für eine fehlgeschlagene Übertragung kann ein blockierter COM-Port oder ein nicht vorhandener Treiber des Kartenlesegeräts sein. Bitte wenden Sie sich in diesen Fällen an die HausManager-Hotline.

Zahlungen werden mit der falschen Zahlungsart übergeben

Bitte beachten Sie bei Zahlungsvorgängen, welche Zahlungsart eingestellt ist und wie diese in den Einstellungen definiert wurde. Sie haben Grundsätzlich die Möglichkeit Kartenzahlungen (EC und ELV) oder Kreditkartenzahlungen durchzuführen. Wurde die Auswahl in den Einstellungen falsch hinterlegt, kann es dazu führen, dass statt einer Kartenzahlung eine Kreditkartenzahlung durchgeführt wird. In diesem Fall müssen Sie in den Einstellungen die Auswahl der Kartenzahlung oder Kreditkartenzahlung korrigieren.

Zahlungen können nicht abgeschlossen werden

Nicht durchgeführte Zahlungen können unterschiedliche Gründe haben. Während des Zahlungsvorgangs baut das Kartenlesegerät eine Verbindung zur Bank auf. Kann dies z.B. durch technische Probleme nicht durchgeführt werden, wird der Zahlungsvorgang abgebrochen. Eine weitere Fehlerquelle bei abgebrochenen Zahlungsvorgängen sind abgelaufene Karten, falsch eingegebene PINs oder fehlerhafte Einstellungen am Kartenlesegerät (z.B. Verbindungsparamater für die Bank usw.). In allen Fällen wird der Zahlungsvorgang nicht durchgeführt, bzw. nicht abgeschlossen. D.h. Sie müssen den Zahlungsvorgang wiederholen oder ggf. eine Barzahlung fordern.

Einsatz von mobilen Zahlungsterminals

Neben den stationären Kartenlesegeräten gibt es auch portable Geräte. Hierbei wird zwischen Geräten mit Basisstation und mobilen Geräten unterschieden. Mobile Geräte können generell nicht für die Kassenschnittstelle verwendet werden, da sie meistens nur über GSM/EDGE Kommunikation verfügen. Über diese Kommunikationsart können keine Zahlungen an ein mobiles Gerät gesendet werden. Kartenlesegeräte mit einer Basisstation verwenden eine Funkverbindung wie z.B. Bluetooth oder DECT um miteinander zu kommunizieren. Problem hierbei ist, dass die Geräte zwar mit einer Kassenschnittstelle angesprochen werden können, aber die Geräte dann nicht mehr portabel eingesetzt werden können. Daher sollten nur stationäre Terminals mit der Kassenschnittstelle eingesetzt werden.